Já anteriormente abordamos a temática da faturação eletrónica e toda a importância a ela associada. Como foi dito, a fatura eletrónica em tudo se assemelha à tradicional fatura em papel, com exceção de que todo o seu ciclo de vida é efetuado digitalmente. Esta transposição da fatura para o universo digital comporta uma multiplicidade de pregorrativas, com destaque para o incremento da conveniência, segurança e sustentabilidade. No entanto, o objetivo de hoje não se prende com a enunciação das suas vantagens e desvantagens, nem tão-pouco com a exposição da sua conceptualização. Para tal, remetemos para o post anterior.

Se depois de analisada a referida publicação, se apercebeu dos benefícios associados à desmaterialização deste tipo de documentos eletrónicos ou, até mesmo, constatou que se encontrava legalmente obrigado a recorrer à emissão e envio de faturas por esta via, atente especificamente ao inframencionado.

Decorre da legislação europeia e nacional vigente que a autenticidade e integridade do conteúdo das faturas eletrónicas devem ser asseguradas através da aposição de um Selo Eletrónico Qualificado, no caso de pessoas coletivas, e de uma Assinatura Eletrónica Qualificada, no caso de pessoas singulares.

Por conta desta exigência legal, várias dúvidas surgem relativamente ao modo de implementação dos procedimentos de faturação eletrónica. Sucede que, grande parte das organizações utiliza sistemas de gestão empresarial (doravante, ERPs – acrónimo do termo inglês Enterprise Resource Planning) que nada mais são do que softwares responsáveis pela gestão e integração das atividades de finanças, comércio eletrónico, cadeias de fornecimento e recursos humanos de uma empresa. No entanto, nem todas elas conseguem entender como podem acautelar a obrigação legal de aposição de uma assinatura ou selo qualificados através do ERP utilizado.

Ora, se uma empresa estiver interessada em adotar processos desmaterializados de emissão e envio de faturas e, bem assim, adquirir um serviço especificamente desenvolvido para o efeito, ainda terá de garantir a integração desta solução com o ERP utilizado. Significa isto que, por norma, a mera obtenção de uma solução de faturação eletrónica não é suficiente, tendo ainda de ser assegurada a sua incorporação no ERP existente.

Naturalmente, esta condição poderá consubstanciar-se num entrave que, facilmente, colocará em causa a celeridade e simplicidade que se afiguram expectáveis em relação a qualquer processo de informatização. Conscientes deste obstáculo, e com o objetivo de suprir as necessidades que se vinham manifestando no mercado, a DigitalSign decidiu apresentar o DS Invoice.

O DS Invoice consiste num serviço que complementa o ERP utilizado, sem necessidade de qualquer integração. No fundo, esta solução não só permite assinar eletronicamente as faturas do utilizador, fazendo cumprir, desta forma, com a legislação nacional e europeia aplicáveis, como ainda possibilita o seu envio automático, em formato pdf, para o email dos clientes. Tal é possível através da aplicação de uma tecnologia que agrega a utilização de funções hash criptográficas à assinatura em cloud.

Como é possível verificar, já é possível aderir à faturação eletrónica sem ter de se preocupar com este tipo de questões eminentemente procedimentais.

Por via da solução apresentada, já não necessita de requerer a integração dos serviços de assinatura e envio de faturas eletrónicas ou proceder à alteração do ERP utilizado.

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