UM DOCUMENTO EM PDF É UMA FATURA ELETRÓNICA?

Nos dias que correm, já todos recebemos, na qualidade de consumidores, uma fatura em formato PDF no nosso email, seja de um serviço de fornecimento de eletricidade, seja em resultado de uma compra realizada online. Também no âmbito da atividade empresarial é comum o envio de faturas PDF através do email. Ainda assim, existe um conjunto de regras legais, aplicadas à sua emissão, que devem ser consideradas para que estas possam ser tidas como válidas sob a perspetiva legal e seguras para quem as recebe, passamos a explicar:

Existem dois tipos de faturas eletrónicas:

  • As faturas eletrónicas em formato estruturado: contêm dados que podem ser extraídos e registados automaticamente pelos sistemas informáticos de faturação do emissor e do recetor, mas que não são legíveis ao olho humano. É o caso das faturas eletrónicas que, por imposição do Decreto-Lei nº123/ 2018 de 28 de Dezembro, devem ser emitidas para a Administração Pública, num formato específico e que geralmente servem são utilizadas entre empresas (B2B) ou na relação com a administração pública (B2G).
  • As faturas eletrónicas em formato não estruturado: consistem numa imagem, geralmente criada através de um processo não automatizado no sentido em que o seu tratamento terá se ser realizado de forma manual. É o caso das faturas emitidas em ficheiro PDF e que, regra geral, são utilizadas na relação entre empresas e consumidor final (B2C) e entre empresas (B2B).

MAS PORQUE TENHO DE ASSINAR AS FATURAS EMITIDAS?

Ora o Decreto-Lei n.28/2019 de 15 de Fevereiro é aplicável a todas as faturas eletrónicas, sem exceção, definindo como fatura eletrónica qualquer “fatura que tenha sido recebida e emitida em formato eletrónico” onde se incluem, necessariamente, as faturas emitidas em ficheiro PDF e enviadas por email. (Artigo 2.º al. d).

Mais importante, é estabelecido que a entidade emissora da fatura eletrónica – entenda-se, o prestador de serviços ou fornecedor de bens – deve, obrigatoriamente, garantir a autenticidade relativa à identidade de quem emite a fatura eletrónica, assim como a sua integridade (Artigos 2.º al. a) e 6.º). Em termos simplistas, a identidade do emitente deve ser sempre assegurada quando utilizado o meio digital.

Este requisito legal visa dotar o consumidor ou empresa que receciona a fatura eletrónica da certeza que a sua proveniência é de facto legitima, i.e., que a fatura foi de facto enviada pela entidade com a qual foi estabelecida a relação comercial, mitigando situações de fraude, tais como a adulteração dos os dados de pagamento por parte de um terceiro mal-intencionado ou a emissão de faturas falsas para fraude em sede de IVA.

Nestes termos este diploma estabelece o método a utilizar para alcançar esta garantia da identidade do emissor da fatura eletrónica seja, precisamente, através da aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado. Por outras palavras, uma assinatura digital que identifique, com a máxima segurança e validade legal, a empresa ou entidade que emitiu a fatura eletrónica e que garanta que o seu conteúdo não foi alterado. (Artigo 12.º)

Nos casos em que a fatura eletrónica seja emitida por pessoa coletiva, o ideal será recorrer à utilização de um selo eletrónico na medida em que o Selo Eletrónico identifica a organização na sua plenitude dispensado a inclusão de dados pessoais dos representantes legais nas suas faturas eletrónicas.

Elimine papel e reduza custos, assinando com segurança e validade legal.

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