DS Invoice descomplica o processo de faturação eletrónica

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Já anteriormente abordamos a temática da faturação eletrónica e toda a importância a ela associada. Como foi dito, a fatura eletrónica em tudo se assemelha à tradicional fatura em papel, com exceção de que todo o seu ciclo de vida é efetuado digitalmente. Esta transposição da fatura para o universo digital comporta uma multiplicidade de pregorrativas, com destaque para o incremento da conveniência, segurança e sustentabilidade. No entanto, o objetivo de hoje não se prende com a enunciação das suas vantagens e desvantagens, nem tão-pouco com a exposição da sua conceptualização. Para tal, remetemos para o post anterior.

Se depois de analisada a referida publicação, se apercebeu dos benefícios associados à desmaterialização deste tipo de documentos eletrónicos ou, até mesmo, constatou que se encontrava legalmente obrigado a recorrer à emissão e envio de faturas por esta via, atente especificamente ao inframencionado.

Decorre da legislação europeia e nacional vigente que a autenticidade e integridade do conteúdo das faturas eletrónicas devem ser asseguradas através da aposição de um Selo Eletrónico Qualificado, no caso de pessoas coletivas, e de uma Assinatura Eletrónica Qualificada, no caso de pessoas singulares.

Por conta desta exigência legal, várias dúvidas surgem relativamente ao modo de implementação dos procedimentos de faturação eletrónica. Sucede que, grande parte das organizações utiliza sistemas de gestão empresarial (doravante, ERPs – acrónimo do termo inglês Enterprise Resource Planning) que nada mais são do que softwares responsáveis pela gestão e integração das atividades de finanças, comércio eletrónico, cadeias de fornecimento e recursos humanos de uma empresa. No entanto, nem todas elas conseguem entender como podem acautelar a obrigação legal de aposição de uma assinatura ou selo qualificados através do ERP utilizado.

Ora, se uma empresa estiver interessada em adotar processos desmaterializados de emissão e envio de faturas e, bem assim, adquirir um serviço especificamente desenvolvido para o efeito, ainda terá de garantir a integração desta solução com o ERP utilizado. Significa isto que, por norma, a mera obtenção de uma solução de faturação eletrónica não é suficiente, tendo ainda de ser assegurada a sua incorporação no ERP existente.

Naturalmente, esta condição poderá consubstanciar-se num entrave que, facilmente, colocará em causa a celeridade e simplicidade que se afiguram expectáveis em relação a qualquer processo de informatização. Conscientes deste obstáculo, e com o objetivo de suprir as necessidades que se vinham manifestando no mercado, a DigitalSign decidiu apresentar o DS Invoice.

O DS Invoice consiste num serviço que complementa o ERP utilizado, sem necessidade de qualquer integração. No fundo, esta solução não só permite assinar eletronicamente as faturas do utilizador, fazendo cumprir, desta forma, com a legislação nacional e europeia aplicáveis, como ainda possibilita o seu envio automático, em formato pdf, para o email dos clientes. Tal é possível através da aplicação de uma tecnologia que agrega a utilização de funções hash criptográficas à assinatura em cloud.

Como é possível verificar, já é possível aderir à faturação eletrónica sem ter de se preocupar com este tipo de questões eminentemente procedimentais.

Por via da solução apresentada, já não necessita de requerer a integração dos serviços de assinatura e envio de faturas eletrónicas ou proceder à alteração do ERP utilizado.

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5 MOTIVOS PARA ADERIR À FATURA ELETRÓNICA NA SUA EMPRESA.

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Para as empresas que ainda estão em processo de adaptação ao novo contexto tecnológico digital potenciado pelo COVID-19, o termo Faturação Eletrónica pode causar alguma estranheza ou confusão. A DigitalSign vai ajudá-lo a entender melhor do que se trata e quais suas vantagens.

O que é uma Fatura Eletrónica? 

Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A fatura eletrónica é a versão digital do documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, ‘desmaterializado’, tendo o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Nesse sentido, explicamos a seguir algumas das razões pelas quais deve aderir a Fatura Eletrónica no seu negócio:

  1. É obrigatória na Administração Pública – Novas regras já em 2021.

Em 2021 a Faturação Eletrónica passa a ser obrigatória na contratação pública em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/EU. De acordo com o artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, foi obrigatória a sua adoção até 31 de dezembro de 2020 para as grandes empresas, sendo seguido dos prazos de 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas e até 31 de dezembro de 2021 para as microempresas.

Agora que o Estado português tornou obrigatório a emissão de faturas por via eletrónica para a Administração Pública (AP), muitas empresas privadas já estão a seguir o mesmo caminho – antes mesmo que se estabeleça oficialmente sua obrigatoriedade em todos os setores – e reconhecem os inúmeros benefícios da utilização das mesmas. 

2. Processo simples e direto – Fácil de usar.

Faturar eletronicamente pode parecer inicialmente complicado, mas é na verdade, um processo bastante simples. Qualquer empresa pode adotar o processo de Faturação Eletrónica para emitir faturas digitalmente em poucos minutos com segurança e de acordo com os requisitos exigidos pela lei. Enquanto as Assinatura Eletrónicas são destinadas a indivíduos (pessoas físicas), o Selo Eletrónico DigitalSign se destina a organizações (pessoas coletivas).

As configurações necessárias para a utilização do Selo Eletrónico são introduzidas juntamente com os dados relativos à empresa, de forma que pode definir se o está a utilizar em modo qualidade (teste) ou produção (real). A sua fatura emitida através do software de faturação é então assinada digitalmente e depois disso, está pronta para ser enviada.

O Selo Eletrónico da DigitalSign confere autenticidade ao signatário e garantem o valor jurídico de uma fatura tradicional, para o cumprimento das exigências legais.

3 . Conveniente – Economiza tempo.

A Fatura Eletrónica é também vantajosa para o seu negócio especialmente se lidar com fornecedores e clientes que se encontram em locais remotos à sua empresa. Sendo assim é importante estabelecer uma boa comunicação e colaboração entre as partes, de forma totalmente digital, independentemente da localização dos intervenientes.

Ao adotar um processo de Faturação Eletrónica irá acelerar o ciclo de cobrança aos seus fornecedores. Por outro lado, os documentos podem ser enviados eletronicamente de forma segura e entregues em poucos minutos, sem ter de levar dias, ou mesmo semanas, o que resulta em transações mais eficientes. Neste sentido, a sua empresa também mostrará que respeita e valoriza o tempo dos seus clientes, elevando o nível do seu serviço.

Esse é um dos motivos pelos quais a Assinatura Eletrónica tem sido tão amplamente aceite tanto para uso comercial quanto pessoal, e também pelo qual deve fazer parte da sua empresa.

4. Elimina o uso de papel e reduz gastos – Solução econômica e amiga do ambiente.

Com a Faturação Eletrónica, todo o armazenamento é feito em formato digital e pelo período que desejar, evitando a gestão regular de tantos papéis e documentos comerciais, pois os dados, informações e transações estarão registados online, sendo possível acedê-los em segundos, caso seja preciso consulta-los posteriormente. 

Por outro lado, o uso frequente de papel (à base de árvores e água) impacta significativamente os recursos ambientais. A sua substituição pela Faturação Eletrónica traduzir-se-á numa ferramenta poderosa e ecológica, que agrega positivamente ainda mais valor à sua empresa, junto de clientes que se identifiquem com organizações amigas do ambiente.

Esta solução, não só dispensa a gestão de caixas de armazenamento de papel para manter os registos das faturas/transações durante um determinado período de tempo, como também se destaca por ser uma opção onde todos ganham, garantindo não só o crescimento da sua empresa, como o sucesso do seu negócio, aliado à preservação do meio ambiente.

A adesão às Assinaturas Eletrónicas pode trazer uma série de benefícios ao seu negócio a curto prazo, ao tornar as suas operações comerciais mais económicas. Essa decisão acaba por cortar custos decorrentes da própria atividade da empresa, desde gastos em materiais de escritório, papel, caneta, envios pelo correio, digitalizações, cópias, entre outros.

Os valores economizados nessas operações podem também ser aplicados numa série de outras oportunidades, que podem levar seu negócio para novos patamares, ou seja, mais pontos positivos para a sua empresa

5. Maior proteção e segurança – Evidências legais detalhadas.

O uso de documentos em papel implica também a responsabilidade de assegurar a proteção dos dados, bem como a recolha de informação de forma segura e protegida. Para além disso, há também receio de roubos, extravios, adulteração de documentos, etc.

A opção pelo uso da Fatura Eletrónica garante maior proteção e segurança, pois são armazenadas de acordo com rigorosos protocolos de segurança, integrados e implementados para esses fins, sendo regida na Europa pelo regulamento eIDAS. 

A trilha de auditoria (Log) associada a cada assinatura são ainda uma mais valia, por serem evidências irrefutáveis em caso disputa legal. Assim, a sua utilização significa a intenção de verificação legal, sendo aceites como equivalentes às assinaturas manuscritas e carimbos, tradicionalmente utilizados no processo de emissão das faturas. 

Para além disso, mantém também um registo de todas as informações essenciais relacionadas, evitando fraudes e adulterações dos documentos e garantindo uma maior credibilidade e autenticidade às transações realizadas.

Pronto para faturar com a Assinatura Eletrónica?

Os certificados para Faturações Eletrónica da DigitalSign permitirão melhorias e avanços significativos que tornarão o seu negócio mais lucrativo e ajudá-lo-ão a cumprir com todas as obrigações legais, de forma mais simples e fácil, com toda a segurança e validade jurídica.

Adotar a Faturação Eletrónica consiste, não só, numa opção mais rápida e prática, mas também contribui para a realização de negócios mais ecológicos sendo, portanto, uma excelente alternativa em diversos aspetos. Não perca mais tempo para tomar essa decisão e experimente já os benefícios que a Assinatura Eletrónica pode proporcionar no seu negócio.

Para saber mais informações, aceda ao nosso site clicando aqui: www.digitalsign.pt/faturacaoeletronica

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5 Razões pelas quais a Assinatura Eletrónica DigitalSign vai aumentar o seu ROI

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A facilidade e a conveniência da assinatura eletrônica, além de permitir que as organizações criem, personalizem, enviem e assinem contratos de forma digital e segura, também agrega valor para todas as partes interessadas, incluindo clientes e funcionários nas equipas de vendas, RH, jurídico e o departamento de compras. 

Sabemos que as empresas adoram a velocidade, assim como seus clientes, e com centenas de milhões de assinaturas enviadas digitalmente, ambos beneficiam das experiências digitais que desejam, enquanto as equipes de vendas apreciam a eficiência que acelera o processo e reduz o risco de acordos perdidos ou executados incorretamente.

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Entenda o que é ROI e de que forma pode ser medido.

ROI, sigla inglesa para Retorno Sobre o Investimento, é uma métrica utilizada pelas empresas para avaliar a eficiência de um investimento ou para comparar as eficiências de investimentos.

Um alto ROI significa ganhos de investimento favorável em relação aos custos, onde os três elementos principais do seu cálculo são:

  • Benefícios de produtividade (tempo que trabalho demora para ser concluído)
  • Grande economia de custos (papel, canetas, impressão, energia, transporte)
  • Receita (o valor previsto a ganhar com investimento)

Enumeramos abaixo 5 formas de impulsionar o ROI através da Assinatura Eletrónica da DigitalSign e, deste modo, criar valor para seus negócios e clientes.

1. Redução de custos

As Assinaturas Eletrónicas da eliminam os custos que ocorrem devido à necessidade de impressão, envio e armazenamento, como também custos associados a erros humanos que podem custar até quatro vezes mais para serem processados do que os contratos enviados corretamente.

2. Produtividade dos funcionários

Os acordos e contratos são parte integral das negociações em todos os lugares. Com 90% das negociações ainda a ocorrer de forma manual, a Assinatura Eletrónica SigningDesk, oferece às organizações a capacidade de fazer muito mais do que apenas assinar contratos digitalmente.

Ela oferece a capacidade de concluir acordos em minutos, em vez de dias, ao reduzir o processo de vendas. Isso reflete diretamente no tempo extra que sua equipe comercial terá se cada vendedor puder economizar pelo menos uma hora de seu trabalho diário na gestão de contratos. 

3. Eficiência e retorno financeiro mais rápido

Além de facilitar as etapas de acordos e negociações, a Assinatura Eletrónica, permite que qualquer pessoa rastreie atualizações em tempo real sobre quem completou (ou não) sua parte no processo de assinatura. 

Ao enviar o mesmo documento para um grande número de destinatários, poderá economizar tempo e erros associados à criação e envio manual de forma separada, com a funcionalidade de envio em massa. Basta importar uma lista de signatários e cada um receberá uma cópia exclusiva do mesmo formulário para assinar.

Ao aprovar (ou rescindir) contratos, as equipas e organizações melhoram a visibilidade global dos processos de negócios de forma ágil. A Assinatura Eletrónica pode atingir a impressionante marca de até 80% dos contratos concluídos em menos de um dia e 50% em menos de 15 minutos. Isso significa menos espera e mais tempo para agir. 

Realizar contratos mais rapidamente, significa obter um retorno financeiro com mais rapidez. Reduzir os ativos vinculados a vendas pendentes, pagamentos e negociações de estoque, direciona as organizações para um retorno financeiro mais rápido do que nunca.

Veja como isto acontece na prática em nosso vídeo sobre a nossa Plataforma de gestão de contratos digitais SigningDesk

4. Experiência do Consumidor e Inovação

Consumidores cada vez mais ávidos por novas ofertas de produtos e serviços, anseiam ter experiências tecnológicas que sejam intuitivas, rápidas e simplificadas.

Modernizar os processos contratuais, sair do processo manual, remover os obstáculos da desconexão, proporcionam a experiência digital que os clientes desejam, sem muita implementação e baixo risco. 

Clientes, funcionários e parceiros podem beneficiar da experiência e concluir acordos de praticamente qualquer lugar/hora e através de variados dispositivos, o que acelera a transformação digital não só em relação ao cliente, mas também em toda a organização, ao reunir as condições necessárias para um cenário de tecnologia de ponta.

Processos digitais como a assinatura Eletrónica, aumentam a conectividade entre os diversos setores de uma organização. Para além de acelerar a recolha de assinaturas, o compromisso com essa transformação digital, integra diversas oportunidades de negócios e proporcionam através dos departamentos de TI, o controle de todo este sistema.

5. Redução de Risco e Gestão Ambiental

O envio e assinatura digital de contratos reduz significativamente o risco cibernético e também reduz o risco operacional e do fornecedor. O e-mail é uma das plataformas mais vulneráveis a estes ataques, mas, cerca de 80% dos funcionários já enviaram um contratos por e-mail. 

Sendo assim, armazenar contratos digitalmente também reduz o risco de quebras de segurança.

Acordos legais e celebrados através de Assinaturas Eletrónicas geradas e armazenadas, geram um trilha de auditoria passível de resposta judicial. A DigitalSign atende aos mais rigorosos padrões de segurança e está em conformidade com o Regulamento eIDAS da EU. 

Por fim, a Assinatura Eletrónica, ao eliminar o uso e desperdício de papel, gera também um impacto ambiental que agrega ainda mais valor à missão das organizações, bem como no posicionamento das mesmas perante seus colaboradores, parceiros e clientes.

Entre para esta nova realidade digital, economizando tempo, dinheiro e recursos ambientais! A DigitalSign pode ajudá-lo a aumentar o ROI da sua organização ou empresa, através dos benefícios das Assinaturas Eletrónicas e Certificados Digitais no dia-a-dia do seu negócio.  

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No presente artigo, centraremos a nossa atenção nesta medida, de forma a desmistificar algumas dúvidas a ela associadas. Sabe-se que a Administração Pública, por forma a garantir a autenticidade, a integridade e a confidencialidade dos documentos eletrónicos partilhados nas aludidas plataformas, optou por impor a figura das assinaturas eletrónicas qualificadas.

No entanto, vários problemas e questões surgiram em relação à sua utilização.

Será possível assinar digitalmente uma proposta que agregue todos os documentos num único ficheiro PDF (“Portable Document Format”)?

Esta era uma das interrogações colocadas que se viu recentemente dissipada num acórdão do Supremo Tribunal Administrativo (doravante, STA), o qual analisaremos infra.

Antes de avançarmos, recorde-se que o n.º 4 do artigo 57.º do Código dos Contratos Públicos (CPP) especifica que os documentos da proposta devem ser assinados pelo concorrente ou por representante que tenha poderes para o obrigar. Por seu turno, o n.º 5 do artigo 54.º da lei que regula o funcionamento das plataformas eletrónicas, em conjugação com o n.º 4 do artigo 62.º do CPP, dispõe que a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada deve ocorrer em cada um dos documentos eletrónicos, sob pena de causa de exclusão da proposta. 

Ora, a decisão jurisdicional, datada de 25 de novembro de 2021, começa por esclarecer o que se entende por documento PDF para, numa fase posterior, evidenciar as consequências advenientes da aposição de uma assinatura eletrónica a essa tipologia de ficheiros.

Com efeito, considera que um documento PDF constitui um formato aberto de arquivo não editável, apenas disponível para visualização/impressão, que impede a alteração do seu conteúdo e formato originais. Para além disso, especifica que, ainda que ele possa conter vários documentos, na prática, o ficheiro PDF consiste num único documento eletrónico.

Destarte, não faria sentido exigir ao seu signatário a aposição de diferentes assinaturas eletrónicas quando, na realidade, nos encontramos na presença de um só documento. Tal constituiria uma repetição e redundância de atos, sem qualquer efeito útil, dado que a assinatura pressupõe a aprovação integral do conteúdo do documento e implica a sinalização das eventuais alterações efetuadas. Por esta via, encontravam-se salvaguardadas as exigências legais de autenticidade, integridade e não repúdio.

Todavia, depois de analisados os supramencionados normativos legais, o acórdão do STA concluiu que não havia maneira de afastar o disposto no n.º 5 do artigo 54.º da Lei nº 96/2015, não se podendo desconsiderar a necessidade formal de aposição individualizada de diferentes assinaturas eletrónicas qualificadas por parte do autor/signatário.

Argumenta-se que a definição das formalidades de assinatura deriva da compatibilização de todo o quadro normativo, não podendo, de forma alguma, ser efetuada uma análise legal isolada.Sucede que, muito embora a assinatura eletrónica dos documentos da proposta agregados num único PDF assevere, de forma inequívoca, a autoria do signatário e dê garantias de integralidade material do cumprimento das exigências do artigo 57.º do Código dos Contratos Públicos, não assegura o cumprimento dos requisitos formais legalmente exigidos.

Por fim, o Supremo Tribunal Administrativo discorreu sobre a questão de saber se a proposta deve, ou não, ser excluída, atento o incumprimento das aludidas formalidades. A este respeito, concluiu-se que, neste tipo de procedimentos administrativos, os formalismos dotam-se de uma importância acrescida, proporcionando um tratamento igualitário e não discriminatório. Com efeito, entende-se que o incumprimento em causa deve ser considerado invalidante, culminando na exclusão da proposta contratual, a menos que ocorra uma expressa alteração legislativa.

A DigitalSign disponibiliza soluções para assinar eletronicamente os vários documentos da proposta contratual, cumprindo todas as exigências legais.

Para saber mais, visite o nosso site www.digitalsign.pt

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Tudo o que precisa saber sobre Selos eletrónicos

O uso de selos eletrónicos têm ganho espaço no mercado nacional, especialmente, a partir do momento em que o governo português decretou a obrigatoriedade da faturação eletrónica nas empresas públicas. O setor privado também tem vindo a aderir rapidamente a esta mudança, em resposta ao reconhecimento crescente dos inúmeros benefícios dos processos digitais.

Se deseja saber o que é um Selo Eletrónico, para que serve e como utilizá-lo na sua empresa, então, esta publicação é para si.

O que é um selo eletrónico?

Sucintamente, o selo eletrónico poderá ser comparado a um carimbo tradicional de uma empresa, mas em formato digital, destinando-se apenas a pessoas coletivas, com o propósito de garantir ​​a origem e integridade de documentos ou dados, podendo ser feito de forma manual ou automática e em grandes volumes, o que possibilita a desmaterialização de processos, através da automação e a simplificação de etapas específicas do negócio.

Tal como acontece nas assinaturas eletrónicas, o Regulamento eIDAS distingue também os selos eletrónicos avançados de qualificados. Na prática, um documento digital com selo eletrónico qualificado apresenta o mesmo efeito jurídico que um documento impresso, assinado e carimbado pela empresa, embora possa recorrer a uma assinatura eletrónica qualificada do representante legal de igual modo.

Cada nível de selo é definido com base nos requisitos da categoria anterior, de modo que um selo eletrónico qualificado cumpre mais requisitos do que um selo eletrónico avançado, apesar destes não obedecerem aos mesmos conceitos, requisitos e efeitos legais que os das assinaturas eletrónicas. Nesse sentido, os primeiros caracterizam-se nos dois tipos abaixo:

Selos Eletrónicos Avançados (AES)

Um selo eletrónico avançado é um selo eletrónico que:

  • vincula exclusivamente o criador do selo;
  • é capaz de identificar o criador do selo;
  • é criado com base em dados de criação de selos eletrónicos, onde o seu criador, com um alto nível de confiança sob o seu controlo, poderá usá-los para a criação de selos eletrónicos;
  • vincula os respetivos dados, de forma a que qualquer alteração subsequente seja detetável

A tecnologia geralmente utilizada para fornecer estes requisitos envolve o uso de uma infraestrutura de chave pública (PKI), que implica a utilização de certificados e chaves criptográficas.

Selos Eletrónicos Qualificados (AEQ)

Semelhante a uma assinatura eletrónica qualificada, um selo eletrónico qualificado é um selo eletrónico avançado que é, adicionalmente:

  • criado através de um dispositivo qualificado de criação de selos (QSCD);
  • e baseia-se num certificado qualificado para selos eletrónicos.

O que é um certificado para Selos Eletrónicos?

Ao aplicar um selo num documento, poderá necessitar um par de chaves, (pública e privada), quando o selo dependa da utilização de infraestruturas de chaves públicas.

A chave pública pode ser partilhada para utilização de várias pessoas, enquanto que a chave privada deve ser armazenada em segurança e, em particular, utilizada apenas pelo signatário para selar o documento. As mensagens codificadas com a chave pública apenas poderão ser descodificadas com a chave privada correspondente. 

Um Certificado para Selos Eletrónicos, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), é um atestado eletrónico que liga os dados de validação dos selos eletrónicos a uma pessoa coletiva e, que confirma o respetivo nome. Desta forma, o certificado, normalmente ligado a um documento com selo, poderá ser utilizado para verificar a identidade do criador do mesmo e, se o documento foi selado utilizando a chave privada correspondente.

Tal como os Certificados Qualificados para Assinaturas Eletrónicas, os Certificados Qualificados para selos eletrónicos são fornecidos por Prestadores de Serviços de Confiança Qualificados, pelo que a DigitalSign, em conformidade com rigorosos requisitos estabelecidos pelo eIDAS, fornece as garantias mais elevadas no que respeita à identidade do criador do selo e, por conseguinte, maior segurança jurídica em relação aos selos eletrónicos criados. 

O que é um Dispositivo qualificado de Criação de Assinaturas/Selos (QSCD)?

Normalmente, os Prestadores de Certificados Qualificados para Selos Eletrónicos fornecem a chave privada correspondente num Dispositivo Seguro de Criação de Selos (QSCD). Estes existem sob muitas formas, a fim de proteger os dados de criação de assinatura/selo eletrónico do signatário/criador do selo (como por exemplo, a chave privada), podendo variar entre smartcard, cartão SIM ou Pen USB, entre outros.

O QSCD não tem de estar necessariamente na posse do signatário/criador do selo, podendo ser também gerido remotamente por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança, como a DigitalSign. Este tipo de Dispositivo Qualificado de Criação de Assinaturas/Selos é conhecido como ‘QSCD Remoto’, e oferece uma melhor experiência ao utilizador, mantendo a segurança jurídica oferecida pelas assinaturas/selos eletrónicos qualificados.

Quais são os efeitos legais de um selo eletrónico?

Os efeitos legais e a admissibilidade dos selos eletrónicos estão descritos no Artigo 35º do eIDAS e aplicam-se a todos os Estados-Membros da UE.

Segundo este, os selos eletrónicos não poderão ser negados como prova em processos judiciais, apenas por estarem em formato eletrónico ou, por não cumprirem os requisitos dos selos eletrónicos qualificados. Apesar de poderem ser utilizados em diferentes contextos, apenas os Selos Eletrónicos Qualificados gozam explicitamente da presunção de integridade e precisão da origem dos dados aos quais o selo eletrónico qualificado está ligado, sendo estes também utilizados em processos de Faturação Eletrónica.

Necessito de um selo eletrónico qualificado?

Perante a requisição de um nível de selo eletrónico específico, como por exemplo, um selo avançado, um outro de nível superior poderá ser igualmente aceite, nomeadamente, um selo eletrónico qualificado. Já quando uma transação requer um selo eletrónico qualificado de uma pessoa coletiva, uma assinatura eletrónica qualificada do representante autorizado por esta é aceite como alternativa. 

A DigitalSign oferece soluções completas para a utilização de selos eletrónicos, sobretudo no âmbito da Faturação, permitindo a emissão de vários itens já assinados eletronicamente.

Se deseja elevar o nível da faturação da sua empresa a um novo patamar, de forma segura, sem complicações e com todo valor jurídico, não perca mais tempo e entre em contato conosco!
Saiba mais sobre selos electronicos:

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Glossário da Assinatura eletrónica

O crescente volume de procedimentos e negócios digitais, acelerado pela pandemia, veio introduzir novos cenários e tecnologias que revolucionaram o quotidiano do mundo empresarial, especialmente em segmentos de mercado específicos onde foram adotadas Assinaturas Eletrónicas para os mais variados fins.

Para quem ainda não está habituado à terminologia utilizada no âmbito desta temática, neste artigo vamos tentar ajudar a compreender melhor, quais os principais termos e siglas utilizados no “universo das Assinaturas Eletrónicas”:

  1. eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services)?

O eIDAS é o Regulamento da UE relativo à Identificação Eletrónica e Serviços de Confiança (Regulamento (UE) nº 910/2014), concebido a fim de simplificar, padronizar e sincronizar a utilização das assinaturas eletrónicas em toda a União Europeia. Tal, permitiu não só a realização de transações digitais seguras, não só a nível de Portugal, mas também em todos os Estados-Membros.

A chegada do eIDAS definiu as bases e uma estrutura jurídica consistente para que as organizações europeias pudessem digitalizar os seus processos de forma rápida, económica e célere.

  1. O que significa QC (Qualified Certificate)?

QC significa Certificado Qualificado. Segundo o eIDAS, um certificado qualificado poderá ser:

  • Certificado qualificado para assinatura eletrónica
  • Certificado qualificado para selo eletrónico
  • Certificado qualificado para autenticação de website

Os Certificados Qualificados para Assinaturas Eletrónicas obedecem aos requisitos mais rigorosos estabelecidos pelo eIDAS, o que lhes conferem garantias mais elevadas no que diz respeito à identidade do signatário e, por conseguinte, a uma maior segurança jurídica.

  1. Qual o significado de AdES (Advanced Eletronic Signature)?

O Regulamento eIDAS define três níveis de assinatura eletrónica: simples, avançada e qualificada. Os requisitos de cada nível são construídos com base nos requisitos do nível abaixo.

AdES é a sigla de Assinatura Eletrónica Avançada ou Selo Eletrónico Avançado e é o segundo nível de assinaturas/selos eletrónicos, que preenche os seguintes requisitos:

i) Identifica de forma inequívoca o titular como autor do documento;

ii) A sua aposição no documento depende apenas da vontade do titular;

iii) É criada com meios que o titular detém sob controlo exclusivo próprio;

iv)  O vínculo com o documento permite detetar toda e qualquer alteração a posteriori da assinatura do titular

  1. O que é QES (Qualified Electronic Signature)?

A QES corresponde a Assinatura Eletrónica Qualificada ou Selo Eletrónico Qualificado, sendo o terceiro e mais seguro nível definido pelo eIDAS. Além de partilhar as mesmas características de uma Assinatura Eletrónica Avançada, esta é adicionalmente:

i) criada através de um dispositivo qualificado de criação de assinaturas eletrónicas (QSCD);

ii) e tem por base um certificado qualificado de assinatura eletrónica.

Apesar dos diferentes níveis de assinaturas eletrónicas poderem ser utilizados em contextos diferentes, apenas as assinaturas eletrónicas qualificadas são explicitamente reconhecidas como tendo um efeito legal equivalente ao das assinaturas manuscritas na UE.

  1. (Q)TSP/(Q)TS o que é isso?

Um Prestador de Serviços de Confiança (Trust Service Provider – TSP) é uma pessoa singular ou coletiva que presta um ou mais Serviços de Confiança (TS) na qualidade Prestador Qualificado ou não qualificado de Serviços de Confiança,), cujo estatuto é atribuído pela autoridade nacional competente, em conformidade com os rigorosos critérios de segurança definidos pela eIDAS.

Saiba mais sobre um prestador de serviços de confiança aqui:

A decisão da autoridade de controlo relativa à concessão do estatuto de qualificado está oficializada na respetiva Lista Nacional de Confiança. Nesse sentido, todos os QTSPs são obrigatoriamente listados na respetiva Lista Nacional de Confiança, mas não de caratér obrigatório para os TSPs

Estas Listas de Confiança e respetivos prestadores nelas listados, podem ser facilmente consultados através do Browser de Listas de Confiança, cujo conteúdo é gerido e publicado por cada Estado Membro.

  1. Qual o significado de QSCD?

O QSCD (Qualified Secure Signature Creation Device) consiste num dispositivo/hardware de criação de assinaturas eletrónicas, que apenas pode ser utilizado pelo signatário, e que permite assinar documentos com elevada garantia de segurança, sendo reconhecida e legalmente válida em toda a UE. 

Desde um leitor de cartão, telemóvel ou num QSCD, o certificado poderá também serr armazenado num ambiente seguro, sob a tutela de um Prestador de Serviços de Confiança (QSTP).

Os termos aqui mencionados são, portanto, os mais utilizados por aqueles que lidam com Certificados de Assinatura Eletrónica.

Esperamos que este breve artigo, tenha contribuído para uma maior familiarização com a temática da adoção dos processos digitais na sua empresa ou organização. Para esclarecer qualquer dúvida ou caso pretenda beneficiar das vantagens do universo digital, aceda ao nosso site: www.digitalsign.pt ou entre em contato conosco!
Até já!

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Assinatura Eletrónica para o Setor Hoteleiro

De todos os setores afetados pela atual situação pandémica em Portugal, o setor do turismo e da hotelaria foi, sem dúvida, um dos mais afetados e o que enfrenta diariamente os maiores desafios para recuperar do impacto económico gerado pela COVID-19. Muitos procuraram reinventar-se em termos dos serviços e experiências oferecidos, contemplando a segurança e o bem-estar do cliente. 

Por outro lado, observou-se um desenvolvimento e aceleração dos processos de digitalização durante este período, que se estenderam ao setor dos bens e serviços, incluindo naturalmente a indústria da hospitalidade e aos processos tradicionalmente em papel. 

Recentemente, têm sido discutidas estratégias para a recuperação do setor do alojamento, não só em Portugal, como também na maioria dos países Europeus, o que requere uma compreensão da transformação do mercado de turismo e o impacto causado pelo Covid 19 e a transformação digital em curso.

NOVAS ABORDAGENS PARA O SETOR HOTELEIRO

Novas abordagens passaram a substituir os processos tradicionais de formulários de check-in e check-out, faturas de fornecedores e clientes, registos de funcionários, planos e relatórios, fluxos de projetos internos ou relações com empresas parceiras, por processos completamente digitais e remotos em todos os aspetos. 

É neste sentido que as Assinaturas Eletrónicas podem desempenhar um papel fundamental na recuperação do setor hoteleiro, além de oferecer uma melhor experiência para o cliente, ao possibilitar cenários seguros e de validade legal, como a declaração de dados pessoais, passaporte e credencial de vacinação, que poderão ser assinados digitalmente na chegada ao hotel.

Outro ponto positivo é o facto de não serem necessários dispositivos específicos para a utilização das Assinaturas Eletrónicas. Os clientes podem utilizar seus próprios tablets ou smartphones para assinar remotamente, preservando a segurança e distanciamento social necessários. De igual modo, o hotel pode proceder ao envio das faturas em formato digital, ao invés de emitir uma versão impressa em papel.

Um benefício ainda a ser destacado é, certamente, a redução de custos com impressões, digitalizações, envios, logística e gestão de dados, que deu espaço a uma maior eficiência, produtividade e rapidez na finalização de contratos em formato digital. Tal acaba por impactar não só os setores financeiros das empresas, mas também os departamentos comerciais, jurídicos e administrativos, poupando horas de trabalho em comparação ao tempo empregue nos processos analógicos. 

SEMPRE DE ACORDO COM AS MEDIDAS DE SEGURANÇA.

À medida que a vacinação avança em grande parte da Europa e as pessoas passam a obter os seus certificados de vacinação do COVID-19, o setor do turismo volta a expandir-se e a tomar fôlego, caminhando para um setor turístico cada vez mais digital. 

Nesse sentido, a Assinatura Eletrónica torna-se também numa ferramenta eficaz para que as organizações se mantenham em conformidade com as regras de segurança exigidas, evitando que funcionários e clientes sejam infetados durante as interações próprias das atividades hoteleiras.

COMO INTRODUZIR A ASSINATURA ELETRÓNICA NA SUA ORGANIZAÇÃO.

Apesar de muitas empresas ainda funcionarem com base no padrão analógico, a palavra de ordem é INOVAÇÃO! 

Os próprios clientes verão rapidamente os benefícios desta experiência digital, pela maior rapidez e simplicidade basta um simples click no seu smartphone no email que lhe é enviado para assinar todos os documentos desde o check in ao check out,  para além do valor agregado da responsabilidade ambiental do hotel, proveniente da redução de custos e de papel impresso.

O hotel pode ainda alargar o uso destas assinaturas eletrónicas aos contratos com fornecedores, contratos com o seu pessoal, alterações de turnos etc. que antes podiam durar horas ou mesmo dias para recolher assinaturas em papel e agora podem ser finalizados com uma assinatura simples com base num click, através da nossa plataforma SigningDesk, adotando um serviço completamente estruturado e desenvolvido para o seu modelo de negócio.

Para saber na prática como a Assinatura Eletrónica pode ser aplicada na sua empresa, consulte-nos em www.signingdesk.com

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A ASSINATURA ELETRÓNICA PARA O SETOR DE SEGUROS

O setor dos seguros é uma área que lida com um grande volume de documentos, quer seja uma seguradora, uma corretora de seguros ou um cliente. A atividade diária deste mercado envolve frequentemente longas apólices, regulamentos rigorosos e preenchimento de formulários que impactam diretamente os níveis de produtividade.

Para as corretoras de seguros que desejem otimizar estes processos para os seus clientes, a assinatura eletrónica destaca-se como sendo absolutamente necessária, ao evitar digitalizações, cópias e envio de contratos ou documentos via postal, reduzindo eficientemente a quantidade de documentos em papel e o tempo de resposta às apólices.

Esta solução contempla, ainda, a proteção de dados confidenciais de forma garantidamente segura e em conformidade com a legislação aplicável, tendo sido implementados, para tal, métodos criteriosos, de acordo com as diretrizes da legislação eIDAS.

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

A utilização das Assinaturas Eletrónicas apresenta diversas vantagens, tais como prevenir extravios na documentação, o envio de atualizações sobre o estado de um negócio a qualquer momento, e, ainda, o facto de minimizar a margem de erros humanos. 

Reconhecendo o facto dos consumidores estarem cada vez mais informados e cientes da variedade de ofertas no mercado, as seguradoras procuraram integrar formas não só de atender às suas expectativas, como também de antever os seus interesses e necessidades, a fim de aumentar o número de retenção e fidelização dos mesmos.

Neste sentido, a automação de procedimentos contribuirá para a otimização das relações das entidades com os seus clientes, desde a captação, renovação, ou mesmo, anulação de apólices, gerando um aumento da produtividade e conclusão de acordos de forma mais ágil e rápida.

MOBILIDADE E RAPIDEZ

Os processos que utilizam a Assinatura Eletrónica permitem que os clientes assinem apólices de seguro a qualquer hora e em qualquer dispositivo, numa questão de minutos. Esta facilidade, para além de gerar uma experiência simplificada para o cliente, acrescenta valor à qualidade do serviço prestado.

A partir do momento que os clientes tomam a decisão de adquirir uma apólice, estes poderão usar a Assinatura Eletrónica para concluir rapidamente o seu processo, quer estejam em casa ou em qualquer outro lugar, através do computador, tablet, telemóvel, entre outros dispositivos.

DOCUMENTAÇÃO COM UMA APARÊNCIA MAIS PROFISSIONAL

A possibilidade de personalizar a oferta de um seguro permite o desenvolvimento de outros produtos, serviços e operações que contemplem determinadas particularidades e preferências do cliente. 

Esta vantagem permite a criação de apólices com coberturas, limites, capitais e automação de serviços completamente personalizados, aplicando-se também a contratos digitais. 

Para além disso, as soluções da Assinatura Eletrónica permitem às empresas personalizarem os documentos com os seus logótipos e incluir outros elementos de Branding e Design, que estarão visíveis na página à qual os clientes irão aceder para assinar os documentos.

CONVENIENTE PARA OS CLIENTES

À medida que as soluções de seguro digitais tornam-se cada vez mais presentes, esta integração torna-se essencial para atrair novos clientes, não só ao nível do processo de contratação, mas também do pós-compra, garantindo uma maior satisfação do utilizador.

Facilmente os clientes poderão assinar e ter acesso a cópias dos documentos de seguro sem sair do lugar, sem esperas para entregas ou deslocações aos correios para enviá-los de volta já assinados. Para as seguradoras também é possível habilitar formas de medir os resultados, a fim de garantir que a decisão do cliente foi avaliada de forma positiva. 

Por outro lado, também possibilita corrigir experiências negativas ou mesmo promover ações promocionais onde clientes frequentes podem recomendar o serviço a outros utilizadores, criando um efeito em “cadeia”.

AUMENTOS DOS LUCROS E IMAGEM AMIGA DO AMBIENTE

A adoção de soluções de Assinatura Eletrónica por parte das seguradoras, além de proporcionar uma poupança significativa nos gastos em papel, tinta, impressões, envios pelo correio e manutenção de equipamentos, refletir-se-á também no aumento da produtividade e diminuição do tempo de conclusão de contratos, gerando inevitavelmente um crescimento de lucros e receitas anuais.

Sob uma outra perspetiva, as empresas que adotam processos digitais, reduzindo uso de papel, associam-se consequentemente a uma imagem mais amiga do ambiente, o que atualmente também é tido em consideração por grande parte dos consumidores na hora de escolher um prestador de serviços.

A DigitalSign lança-se, assim, na missão de acelerar a transição digital nas seguradoras, a custos reduzidos, sob a promessa de reduzir prazos de conclusão de contratos, através de soluções inovadoras que simplificarão procedimentos de segurança para a sua empresa e, que proporcionarão uma experiência diferenciada aos seus clientes.

Saiba mais em: www.digitalsign.pt

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Chegou a hora da faturação electrónica obrigatória

Portugal não é pioneiro na Europa, mas está no pelotão da frente ao nível da faturação eletrónica e com bons resultados.

Em entrevista à DigitalSign, cuja missão é facilitar a massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo, ficámos a saber como as faturas eletrónicas tornam os processos de faturação mais rápidos e mais seguros, que formatos são aceites, quais as regras para empresas públicas e privadas e de que forma ajudam a combater o cibercrime. São oito perguntas e respostas diretas que mostram Portugal no pelotão da frente da faturação eletrónica.

1. O Estado português tornou obrigatório, através do Decreto-Lei n.º 123/2018, que as faturas sejam emitidas por via eletrónica para a Administração Pública (AP). Consideram adequado? E quais as vantagens para as empresas e para a AP?

Foi um passo necessário em resultado da legislação comunitária, que veio acelerar a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos e o consequente arquivo eletrónico. Para as empresas, significou a eliminação de custos com o papel, impressão, portes de correio, armazenamento, etc., o que promove uma atualização tecnológica amiga do ambiente e processos mais rápidos e eficientes.

Para a Administração Pública, significou a possibilidade de lançamento automático das faturas recebidas em formato XML (CIUS-PT). Evita, assim, consumir recursos humanos em tarefas rotineiras, acelera processos e reduz erros de contabilização. A AP portuguesa, ao exigir a fatura eletrónica aos fornecedores, está a ser um dinamizador de inovação e de desburocratização das empresas, ao dar o exemplo – que muitas empresas privadas já estão a seguir –, mesmo antes da obrigatoriedade legal, um sinal que reconhecem o mérito à faturação eletrónica.

2. Está claro quais os formatos e procedimentos que as faturas eletrónicas devem seguir?


O Estado português fez um excelente trabalho, através de uma coordenação exemplar de vários organismos (ESPAP, GNS, AMA, AT, etc.), onde ficou claro não só o formato admitido (XML/CIUS-PT), mas também os mecanismos de segurança exigidos para a garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo. Um bom exemplo desse trabalho são as FAQS da ESPAP e a Comunicação 01/2021 da Entidade Supervisora nacional (GNS), de 12 de janeiro.

3. Existem diferenças nas regras aplicáveis à faturação eletrónica para entidades públicas e privadas?


Sim, isto porque a legislação estabelece que todas as faturas eletrónicas emitidas no âmbito da contratação pública (B2G) devem seguir em formato estruturado (XML/CIUS-PT), ao passo que na faturação entre privados (B2B) e para o consumidor final (B2C) podem ser adotados formatos não estruturados, como o PDF.

Em qualquer um dos casos, deve ser garantida a autenticidade e integridade da fatura, sendo este um requisito com origem na legislação fiscal comunitária (diretiva do IVA). Isto implica que, independentemente do formato em que se apresente – XML/CIUS-PT ou formato PDF –, para que um documento possa ser considerado fatura eletrónica, o mesmo deve ser assinado digitalmente ou transmitido via EDI, de acordo com as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
“Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, além de não cumprir com a legislação, tornou-se arriscado.”

4. Numa altura de pandemia, faz sentido introduzir esta obrigatoriedade?


A pandemia veio reforçar ainda mais a urgência da desmaterialização das faturas com segurança. O trabalho remoto, imprimir e enviar faturas pelo correio tornou-se muito complicado para a generalidade das empresas. Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, que garantam a autenticidade da fatura, além de não cumprir com a legislação, também se tornou mais arriscado num período em que o cibercrime aumentou de forma significativa. De referir ainda, que países como Itália, já avançaram com esta obrigatoriedade em 2015.

5. Com esta obrigatoriedade, não significa que estão a ser criados custos acrescidos e maior complexidade para as PME fornecerem o Estado?


Pelo contrário. A diretiva europeia que previa a faturação eletrónica visava exatamente a redução de custos e a simplificação para as PME. Esta redução de custos é imediata com a desmaterialização das faturas e arquivo eletrónico. A segurança das faturas através de assinaturas ou selos eletrónicos qualificados tem um custo muito reduzido ou mesmo gratuito se a empresa optar pelo cartão do cidadão ou CMD. Para empresários em nome individual (ENI), a DigitalSign lançou o e-Seal ENIa um custo muito reduzido.
“Para que o objetivo da simplificação e da redução de custos seja plenamente alcançado, as entidades públicas devem permitir o envio das faturas eletrónicas por múltiplos canais. Assim, as empresas fornecedoras poderiam optar pelo canal mais conveniente, incluindo enviar por um canal gratuito como email ou via FTP, por exemplo.”

As empresas devem poder aderir também a diversas plataformas de faturação eletrónica que estão a criar preços competitivos para as PME. A AP só terá de criar as condições para que a receção das faturas eletrónicas seja multicanal, garantir direito de opção e livre concorrência entre plataformas de faturação, reduzindo assim os custos associados.

6. Como é garantida a segurança das faturas eletrónicas e como se evitam os ataques de phishing com faturas eletrónicas, já registados com alguma frequência?


Infelizmente, a pandemia acentuou a tendência de crescimento do cibercrime. Muitas empresas portuguesas sofrem com estas práticas e procuram alertar os consumidores/clientes para os cuidados a ter nos próprios sites.

Com a legislação fiscal, especialmente o Decreto-Lei n.º 28/2019, o consumidor fica muito mais protegido, pois a fatura tem de estar obrigatoriamente assinada ou selada, com recurso a um certificado digital qualificado – como por exemplo da CMD –, ou com um selo eletrónico fornecido por entidades certificadoras credenciadas, que garantem a correta verificação da identidade dos emissores das faturas e o não repúdio desses documentos.

O consumidor pode usar ferramentas gratuitas, como por exemplo o Adobe Reader para documentos PDF, que de uma forma intuitiva, simples e bem visível, assinala qualquer adulteração que possa ter ocorrido na fatura. Da mesma forma, é possível verificar se a entidade que assinou/selou a fatura é na realidade o fornecedor dos bens ou serviços, mitigando-se tentativas de fraude em que um terceiro mal-intencionado altera os dados de pagamento de uma fatura tenda em vista o desvio do pagamento.

Também a fraude fiscal com faturas eletrónicas, incluindo o carrossel do IVA, ficou mais dificultada com a introdução das assinaturas/selos eletrónicos, uma vez que existe a garantia de quem é o emissor da fatura, identificando-se o responsável legal da empresa pela emissão e integridade da fatura.
“Com as faturas eletrónicas assinadas ou seladas em formato estruturado, além de garantir autenticidade e integridade, estamos a permitir que o lançamento na contabilidade seja feito de forma automática, pois os campos da fatura no formato XML estão normalizados, poupando tempo e recursos.”

7. Qual a estratégia da DigitalSign para este mercado da faturação eletrónica?


A DigitalSign é o elo de segurança necessário para a desmaterialização das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e o nosso papel é facilitar uma massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo.

Para o efeito, colaboramos com todas as entidades públicas e privadas para este desiderato. Criámos mais de 100 parcerias com as principais software houses portuguesas e plataformas de faturação eletrónica, que atuam como nossos parceiros integradores e distribuidores.

8. Como tem crescido este mercado?


O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas tem sido surpreendente, antecipando mesmo os prazos legais. Isto confirma que não se trata somente de uma obrigatoriedade legal, mas de algo que as empresas e a AP entendem como necessário. A obrigatoriedade do uso de mecanismos de segurança, como a assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico, foi também muito bem aceite, pois existe já uma consciência da necessidade de desmaterializar, de forma segura, documentos críticos como as faturas para evitar o cibercrime.


Quem é a DigitalSign e o que faz?É um prestador qualificado de serviços de confiança a nível europeu, ao abrigo do Regulamento (UE) N°910/2014 e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 9 de fevereiro. Atua na Europa e no Brasil como autoridade certificadora de primeiro nível, com mais de 170 funcionários e gere quatro data centers de alta segurança e disponibilidade. Entre os principais serviços encontra-se a emissão de certificados para assinaturas e selos eletrónicos qualificados e avançados, plataformas de assinaturas de documentos com gestão do ciclo de vida dos documentos, sistemas de faturação eletrónica, etc.

Leia o artigo completo no jornal de negócios

Fonte: Jornal de Negócios

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