5 MOTIVOS PARA ADERIR À FATURA ELETRÓNICA NA SUA EMPRESA.

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Para as empresas que ainda estão em processo de adaptação ao novo contexto tecnológico digital potenciado pelo COVID-19, o termo Faturação Eletrónica pode causar alguma estranheza ou confusão. A DigitalSign vai ajudá-lo a entender melhor do que se trata e quais suas vantagens.

O que é uma Fatura Eletrónica? 

Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A fatura eletrónica é a versão digital do documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, ‘desmaterializado’, tendo o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Nesse sentido, explicamos a seguir algumas das razões pelas quais deve aderir a Fatura Eletrónica no seu negócio:

  1. É obrigatória na Administração Pública – Novas regras já em 2021.

Em 2021 a Faturação Eletrónica passa a ser obrigatória na contratação pública em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/EU. De acordo com o artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, foi obrigatória a sua adoção até 31 de dezembro de 2020 para as grandes empresas, sendo seguido dos prazos de 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas e até 31 de dezembro de 2021 para as microempresas.

Agora que o Estado português tornou obrigatório a emissão de faturas por via eletrónica para a Administração Pública (AP), muitas empresas privadas já estão a seguir o mesmo caminho – antes mesmo que se estabeleça oficialmente sua obrigatoriedade em todos os setores – e reconhecem os inúmeros benefícios da utilização das mesmas. 

2. Processo simples e direto – Fácil de usar.

Faturar eletronicamente pode parecer inicialmente complicado, mas é na verdade, um processo bastante simples. Qualquer empresa pode adotar o processo de Faturação Eletrónica para emitir faturas digitalmente em poucos minutos com segurança e de acordo com os requisitos exigidos pela lei. Enquanto as Assinatura Eletrónicas são destinadas a indivíduos (pessoas físicas), o Selo Eletrónico DigitalSign se destina a organizações (pessoas coletivas).

As configurações necessárias para a utilização do Selo Eletrónico são introduzidas juntamente com os dados relativos à empresa, de forma que pode definir se o está a utilizar em modo qualidade (teste) ou produção (real). A sua fatura emitida através do software de faturação é então assinada digitalmente e depois disso, está pronta para ser enviada.

O Selo Eletrónico da DigitalSign confere autenticidade ao signatário e garantem o valor jurídico de uma fatura tradicional, para o cumprimento das exigências legais.

3 . Conveniente – Economiza tempo.

A Fatura Eletrónica é também vantajosa para o seu negócio especialmente se lidar com fornecedores e clientes que se encontram em locais remotos à sua empresa. Sendo assim é importante estabelecer uma boa comunicação e colaboração entre as partes, de forma totalmente digital, independentemente da localização dos intervenientes.

Ao adotar um processo de Faturação Eletrónica irá acelerar o ciclo de cobrança aos seus fornecedores. Por outro lado, os documentos podem ser enviados eletronicamente de forma segura e entregues em poucos minutos, sem ter de levar dias, ou mesmo semanas, o que resulta em transações mais eficientes. Neste sentido, a sua empresa também mostrará que respeita e valoriza o tempo dos seus clientes, elevando o nível do seu serviço.

Esse é um dos motivos pelos quais a Assinatura Eletrónica tem sido tão amplamente aceite tanto para uso comercial quanto pessoal, e também pelo qual deve fazer parte da sua empresa.

4. Elimina o uso de papel e reduz gastos – Solução econômica e amiga do ambiente.

Com a Faturação Eletrónica, todo o armazenamento é feito em formato digital e pelo período que desejar, evitando a gestão regular de tantos papéis e documentos comerciais, pois os dados, informações e transações estarão registados online, sendo possível acedê-los em segundos, caso seja preciso consulta-los posteriormente. 

Por outro lado, o uso frequente de papel (à base de árvores e água) impacta significativamente os recursos ambientais. A sua substituição pela Faturação Eletrónica traduzir-se-á numa ferramenta poderosa e ecológica, que agrega positivamente ainda mais valor à sua empresa, junto de clientes que se identifiquem com organizações amigas do ambiente.

Esta solução, não só dispensa a gestão de caixas de armazenamento de papel para manter os registos das faturas/transações durante um determinado período de tempo, como também se destaca por ser uma opção onde todos ganham, garantindo não só o crescimento da sua empresa, como o sucesso do seu negócio, aliado à preservação do meio ambiente.

A adesão às Assinaturas Eletrónicas pode trazer uma série de benefícios ao seu negócio a curto prazo, ao tornar as suas operações comerciais mais económicas. Essa decisão acaba por cortar custos decorrentes da própria atividade da empresa, desde gastos em materiais de escritório, papel, caneta, envios pelo correio, digitalizações, cópias, entre outros.

Os valores economizados nessas operações podem também ser aplicados numa série de outras oportunidades, que podem levar seu negócio para novos patamares, ou seja, mais pontos positivos para a sua empresa

5. Maior proteção e segurança – Evidências legais detalhadas.

O uso de documentos em papel implica também a responsabilidade de assegurar a proteção dos dados, bem como a recolha de informação de forma segura e protegida. Para além disso, há também receio de roubos, extravios, adulteração de documentos, etc.

A opção pelo uso da Fatura Eletrónica garante maior proteção e segurança, pois são armazenadas de acordo com rigorosos protocolos de segurança, integrados e implementados para esses fins, sendo regida na Europa pelo regulamento eIDAS. 

A trilha de auditoria (Log) associada a cada assinatura são ainda uma mais valia, por serem evidências irrefutáveis em caso disputa legal. Assim, a sua utilização significa a intenção de verificação legal, sendo aceites como equivalentes às assinaturas manuscritas e carimbos, tradicionalmente utilizados no processo de emissão das faturas. 

Para além disso, mantém também um registo de todas as informações essenciais relacionadas, evitando fraudes e adulterações dos documentos e garantindo uma maior credibilidade e autenticidade às transações realizadas.

Pronto para faturar com a Assinatura Eletrónica?

Os certificados para Faturações Eletrónica da DigitalSign permitirão melhorias e avanços significativos que tornarão o seu negócio mais lucrativo e ajudá-lo-ão a cumprir com todas as obrigações legais, de forma mais simples e fácil, com toda a segurança e validade jurídica.

Adotar a Faturação Eletrónica consiste, não só, numa opção mais rápida e prática, mas também contribui para a realização de negócios mais ecológicos sendo, portanto, uma excelente alternativa em diversos aspetos. Não perca mais tempo para tomar essa decisão e experimente já os benefícios que a Assinatura Eletrónica pode proporcionar no seu negócio.

Para saber mais informações, aceda ao nosso site clicando aqui: www.digitalsign.pt/faturacaoeletronica

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5 Razões pelas quais a Assinatura Eletrónica DigitalSign vai aumentar o seu ROI

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A facilidade e a conveniência da assinatura eletrônica, além de permitir que as organizações criem, personalizem, enviem e assinem contratos de forma digital e segura, também agrega valor para todas as partes interessadas, incluindo clientes e funcionários nas equipas de vendas, RH, jurídico e o departamento de compras. 

Sabemos que as empresas adoram a velocidade, assim como seus clientes, e com centenas de milhões de assinaturas enviadas digitalmente, ambos beneficiam das experiências digitais que desejam, enquanto as equipes de vendas apreciam a eficiência que acelera o processo e reduz o risco de acordos perdidos ou executados incorretamente.

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Entenda o que é ROI e de que forma pode ser medido.

ROI, sigla inglesa para Retorno Sobre o Investimento, é uma métrica utilizada pelas empresas para avaliar a eficiência de um investimento ou para comparar as eficiências de investimentos.

Um alto ROI significa ganhos de investimento favorável em relação aos custos, onde os três elementos principais do seu cálculo são:

  • Benefícios de produtividade (tempo que trabalho demora para ser concluído)
  • Grande economia de custos (papel, canetas, impressão, energia, transporte)
  • Receita (o valor previsto a ganhar com investimento)

Enumeramos abaixo 5 formas de impulsionar o ROI através da Assinatura Eletrónica da DigitalSign e, deste modo, criar valor para seus negócios e clientes.

1. Redução de custos

As Assinaturas Eletrónicas da eliminam os custos que ocorrem devido à necessidade de impressão, envio e armazenamento, como também custos associados a erros humanos que podem custar até quatro vezes mais para serem processados do que os contratos enviados corretamente.

2. Produtividade dos funcionários

Os acordos e contratos são parte integral das negociações em todos os lugares. Com 90% das negociações ainda a ocorrer de forma manual, a Assinatura Eletrónica SigningDesk, oferece às organizações a capacidade de fazer muito mais do que apenas assinar contratos digitalmente.

Ela oferece a capacidade de concluir acordos em minutos, em vez de dias, ao reduzir o processo de vendas. Isso reflete diretamente no tempo extra que sua equipe comercial terá se cada vendedor puder economizar pelo menos uma hora de seu trabalho diário na gestão de contratos. 

3. Eficiência e retorno financeiro mais rápido

Além de facilitar as etapas de acordos e negociações, a Assinatura Eletrónica, permite que qualquer pessoa rastreie atualizações em tempo real sobre quem completou (ou não) sua parte no processo de assinatura. 

Ao enviar o mesmo documento para um grande número de destinatários, poderá economizar tempo e erros associados à criação e envio manual de forma separada, com a funcionalidade de envio em massa. Basta importar uma lista de signatários e cada um receberá uma cópia exclusiva do mesmo formulário para assinar.

Ao aprovar (ou rescindir) contratos, as equipas e organizações melhoram a visibilidade global dos processos de negócios de forma ágil. A Assinatura Eletrónica pode atingir a impressionante marca de até 80% dos contratos concluídos em menos de um dia e 50% em menos de 15 minutos. Isso significa menos espera e mais tempo para agir. 

Realizar contratos mais rapidamente, significa obter um retorno financeiro com mais rapidez. Reduzir os ativos vinculados a vendas pendentes, pagamentos e negociações de estoque, direciona as organizações para um retorno financeiro mais rápido do que nunca.

Veja como isto acontece na prática em nosso vídeo sobre a nossa Plataforma de gestão de contratos digitais SigningDesk

4. Experiência do Consumidor e Inovação

Consumidores cada vez mais ávidos por novas ofertas de produtos e serviços, anseiam ter experiências tecnológicas que sejam intuitivas, rápidas e simplificadas.

Modernizar os processos contratuais, sair do processo manual, remover os obstáculos da desconexão, proporcionam a experiência digital que os clientes desejam, sem muita implementação e baixo risco. 

Clientes, funcionários e parceiros podem beneficiar da experiência e concluir acordos de praticamente qualquer lugar/hora e através de variados dispositivos, o que acelera a transformação digital não só em relação ao cliente, mas também em toda a organização, ao reunir as condições necessárias para um cenário de tecnologia de ponta.

Processos digitais como a assinatura Eletrónica, aumentam a conectividade entre os diversos setores de uma organização. Para além de acelerar a recolha de assinaturas, o compromisso com essa transformação digital, integra diversas oportunidades de negócios e proporcionam através dos departamentos de TI, o controle de todo este sistema.

5. Redução de Risco e Gestão Ambiental

O envio e assinatura digital de contratos reduz significativamente o risco cibernético e também reduz o risco operacional e do fornecedor. O e-mail é uma das plataformas mais vulneráveis a estes ataques, mas, cerca de 80% dos funcionários já enviaram um contratos por e-mail. 

Sendo assim, armazenar contratos digitalmente também reduz o risco de quebras de segurança.

Acordos legais e celebrados através de Assinaturas Eletrónicas geradas e armazenadas, geram um trilha de auditoria passível de resposta judicial. A DigitalSign atende aos mais rigorosos padrões de segurança e está em conformidade com o Regulamento eIDAS da EU. 

Por fim, a Assinatura Eletrónica, ao eliminar o uso e desperdício de papel, gera também um impacto ambiental que agrega ainda mais valor à missão das organizações, bem como no posicionamento das mesmas perante seus colaboradores, parceiros e clientes.

Entre para esta nova realidade digital, economizando tempo, dinheiro e recursos ambientais! A DigitalSign pode ajudá-lo a aumentar o ROI da sua organização ou empresa, através dos benefícios das Assinaturas Eletrónicas e Certificados Digitais no dia-a-dia do seu negócio.  

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Assinatura Eletrónica para o Setor Hoteleiro

De todos os setores afetados pela atual situação pandémica em Portugal, o setor do turismo e da hotelaria foi, sem dúvida, um dos mais afetados e o que enfrenta diariamente os maiores desafios para recuperar do impacto económico gerado pela COVID-19. Muitos procuraram reinventar-se em termos dos serviços e experiências oferecidos, contemplando a segurança e o bem-estar do cliente. 

Por outro lado, observou-se um desenvolvimento e aceleração dos processos de digitalização durante este período, que se estenderam ao setor dos bens e serviços, incluindo naturalmente a indústria da hospitalidade e aos processos tradicionalmente em papel. 

Recentemente, têm sido discutidas estratégias para a recuperação do setor do alojamento, não só em Portugal, como também na maioria dos países Europeus, o que requere uma compreensão da transformação do mercado de turismo e o impacto causado pelo Covid 19 e a transformação digital em curso.

NOVAS ABORDAGENS PARA O SETOR HOTELEIRO

Novas abordagens passaram a substituir os processos tradicionais de formulários de check-in e check-out, faturas de fornecedores e clientes, registos de funcionários, planos e relatórios, fluxos de projetos internos ou relações com empresas parceiras, por processos completamente digitais e remotos em todos os aspetos. 

É neste sentido que as Assinaturas Eletrónicas podem desempenhar um papel fundamental na recuperação do setor hoteleiro, além de oferecer uma melhor experiência para o cliente, ao possibilitar cenários seguros e de validade legal, como a declaração de dados pessoais, passaporte e credencial de vacinação, que poderão ser assinados digitalmente na chegada ao hotel.

Outro ponto positivo é o facto de não serem necessários dispositivos específicos para a utilização das Assinaturas Eletrónicas. Os clientes podem utilizar seus próprios tablets ou smartphones para assinar remotamente, preservando a segurança e distanciamento social necessários. De igual modo, o hotel pode proceder ao envio das faturas em formato digital, ao invés de emitir uma versão impressa em papel.

Um benefício ainda a ser destacado é, certamente, a redução de custos com impressões, digitalizações, envios, logística e gestão de dados, que deu espaço a uma maior eficiência, produtividade e rapidez na finalização de contratos em formato digital. Tal acaba por impactar não só os setores financeiros das empresas, mas também os departamentos comerciais, jurídicos e administrativos, poupando horas de trabalho em comparação ao tempo empregue nos processos analógicos. 

SEMPRE DE ACORDO COM AS MEDIDAS DE SEGURANÇA.

À medida que a vacinação avança em grande parte da Europa e as pessoas passam a obter os seus certificados de vacinação do COVID-19, o setor do turismo volta a expandir-se e a tomar fôlego, caminhando para um setor turístico cada vez mais digital. 

Nesse sentido, a Assinatura Eletrónica torna-se também numa ferramenta eficaz para que as organizações se mantenham em conformidade com as regras de segurança exigidas, evitando que funcionários e clientes sejam infetados durante as interações próprias das atividades hoteleiras.

COMO INTRODUZIR A ASSINATURA ELETRÓNICA NA SUA ORGANIZAÇÃO.

Apesar de muitas empresas ainda funcionarem com base no padrão analógico, a palavra de ordem é INOVAÇÃO! 

Os próprios clientes verão rapidamente os benefícios desta experiência digital, pela maior rapidez e simplicidade basta um simples click no seu smartphone no email que lhe é enviado para assinar todos os documentos desde o check in ao check out,  para além do valor agregado da responsabilidade ambiental do hotel, proveniente da redução de custos e de papel impresso.

O hotel pode ainda alargar o uso destas assinaturas eletrónicas aos contratos com fornecedores, contratos com o seu pessoal, alterações de turnos etc. que antes podiam durar horas ou mesmo dias para recolher assinaturas em papel e agora podem ser finalizados com uma assinatura simples com base num click, através da nossa plataforma SigningDesk, adotando um serviço completamente estruturado e desenvolvido para o seu modelo de negócio.

Para saber na prática como a Assinatura Eletrónica pode ser aplicada na sua empresa, consulte-nos em www.signingdesk.com

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A ASSINATURA ELETRÓNICA PARA O SETOR DE SEGUROS

O setor dos seguros é uma área que lida com um grande volume de documentos, quer seja uma seguradora, uma corretora de seguros ou um cliente. A atividade diária deste mercado envolve frequentemente longas apólices, regulamentos rigorosos e preenchimento de formulários que impactam diretamente os níveis de produtividade.

Para as corretoras de seguros que desejem otimizar estes processos para os seus clientes, a assinatura eletrónica destaca-se como sendo absolutamente necessária, ao evitar digitalizações, cópias e envio de contratos ou documentos via postal, reduzindo eficientemente a quantidade de documentos em papel e o tempo de resposta às apólices.

Esta solução contempla, ainda, a proteção de dados confidenciais de forma garantidamente segura e em conformidade com a legislação aplicável, tendo sido implementados, para tal, métodos criteriosos, de acordo com as diretrizes da legislação eIDAS.

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

A utilização das Assinaturas Eletrónicas apresenta diversas vantagens, tais como prevenir extravios na documentação, o envio de atualizações sobre o estado de um negócio a qualquer momento, e, ainda, o facto de minimizar a margem de erros humanos. 

Reconhecendo o facto dos consumidores estarem cada vez mais informados e cientes da variedade de ofertas no mercado, as seguradoras procuraram integrar formas não só de atender às suas expectativas, como também de antever os seus interesses e necessidades, a fim de aumentar o número de retenção e fidelização dos mesmos.

Neste sentido, a automação de procedimentos contribuirá para a otimização das relações das entidades com os seus clientes, desde a captação, renovação, ou mesmo, anulação de apólices, gerando um aumento da produtividade e conclusão de acordos de forma mais ágil e rápida.

MOBILIDADE E RAPIDEZ

Os processos que utilizam a Assinatura Eletrónica permitem que os clientes assinem apólices de seguro a qualquer hora e em qualquer dispositivo, numa questão de minutos. Esta facilidade, para além de gerar uma experiência simplificada para o cliente, acrescenta valor à qualidade do serviço prestado.

A partir do momento que os clientes tomam a decisão de adquirir uma apólice, estes poderão usar a Assinatura Eletrónica para concluir rapidamente o seu processo, quer estejam em casa ou em qualquer outro lugar, através do computador, tablet, telemóvel, entre outros dispositivos.

DOCUMENTAÇÃO COM UMA APARÊNCIA MAIS PROFISSIONAL

A possibilidade de personalizar a oferta de um seguro permite o desenvolvimento de outros produtos, serviços e operações que contemplem determinadas particularidades e preferências do cliente. 

Esta vantagem permite a criação de apólices com coberturas, limites, capitais e automação de serviços completamente personalizados, aplicando-se também a contratos digitais. 

Para além disso, as soluções da Assinatura Eletrónica permitem às empresas personalizarem os documentos com os seus logótipos e incluir outros elementos de Branding e Design, que estarão visíveis na página à qual os clientes irão aceder para assinar os documentos.

CONVENIENTE PARA OS CLIENTES

À medida que as soluções de seguro digitais tornam-se cada vez mais presentes, esta integração torna-se essencial para atrair novos clientes, não só ao nível do processo de contratação, mas também do pós-compra, garantindo uma maior satisfação do utilizador.

Facilmente os clientes poderão assinar e ter acesso a cópias dos documentos de seguro sem sair do lugar, sem esperas para entregas ou deslocações aos correios para enviá-los de volta já assinados. Para as seguradoras também é possível habilitar formas de medir os resultados, a fim de garantir que a decisão do cliente foi avaliada de forma positiva. 

Por outro lado, também possibilita corrigir experiências negativas ou mesmo promover ações promocionais onde clientes frequentes podem recomendar o serviço a outros utilizadores, criando um efeito em “cadeia”.

AUMENTOS DOS LUCROS E IMAGEM AMIGA DO AMBIENTE

A adoção de soluções de Assinatura Eletrónica por parte das seguradoras, além de proporcionar uma poupança significativa nos gastos em papel, tinta, impressões, envios pelo correio e manutenção de equipamentos, refletir-se-á também no aumento da produtividade e diminuição do tempo de conclusão de contratos, gerando inevitavelmente um crescimento de lucros e receitas anuais.

Sob uma outra perspetiva, as empresas que adotam processos digitais, reduzindo uso de papel, associam-se consequentemente a uma imagem mais amiga do ambiente, o que atualmente também é tido em consideração por grande parte dos consumidores na hora de escolher um prestador de serviços.

A DigitalSign lança-se, assim, na missão de acelerar a transição digital nas seguradoras, a custos reduzidos, sob a promessa de reduzir prazos de conclusão de contratos, através de soluções inovadoras que simplificarão procedimentos de segurança para a sua empresa e, que proporcionarão uma experiência diferenciada aos seus clientes.

Saiba mais em: www.digitalsign.pt

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Em entrevista à DigitalSign, cuja missão é facilitar a massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo, ficámos a saber como as faturas eletrónicas tornam os processos de faturação mais rápidos e mais seguros, que formatos são aceites, quais as regras para empresas públicas e privadas e de que forma ajudam a combater o cibercrime. São oito perguntas e respostas diretas que mostram Portugal no pelotão da frente da faturação eletrónica.

1. O Estado português tornou obrigatório, através do Decreto-Lei n.º 123/2018, que as faturas sejam emitidas por via eletrónica para a Administração Pública (AP). Consideram adequado? E quais as vantagens para as empresas e para a AP?

Foi um passo necessário em resultado da legislação comunitária, que veio acelerar a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos e o consequente arquivo eletrónico. Para as empresas, significou a eliminação de custos com o papel, impressão, portes de correio, armazenamento, etc., o que promove uma atualização tecnológica amiga do ambiente e processos mais rápidos e eficientes.

Para a Administração Pública, significou a possibilidade de lançamento automático das faturas recebidas em formato XML (CIUS-PT). Evita, assim, consumir recursos humanos em tarefas rotineiras, acelera processos e reduz erros de contabilização. A AP portuguesa, ao exigir a fatura eletrónica aos fornecedores, está a ser um dinamizador de inovação e de desburocratização das empresas, ao dar o exemplo – que muitas empresas privadas já estão a seguir –, mesmo antes da obrigatoriedade legal, um sinal que reconhecem o mérito à faturação eletrónica.

2. Está claro quais os formatos e procedimentos que as faturas eletrónicas devem seguir?


O Estado português fez um excelente trabalho, através de uma coordenação exemplar de vários organismos (ESPAP, GNS, AMA, AT, etc.), onde ficou claro não só o formato admitido (XML/CIUS-PT), mas também os mecanismos de segurança exigidos para a garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo. Um bom exemplo desse trabalho são as FAQS da ESPAP e a Comunicação 01/2021 da Entidade Supervisora nacional (GNS), de 12 de janeiro.

3. Existem diferenças nas regras aplicáveis à faturação eletrónica para entidades públicas e privadas?


Sim, isto porque a legislação estabelece que todas as faturas eletrónicas emitidas no âmbito da contratação pública (B2G) devem seguir em formato estruturado (XML/CIUS-PT), ao passo que na faturação entre privados (B2B) e para o consumidor final (B2C) podem ser adotados formatos não estruturados, como o PDF.

Em qualquer um dos casos, deve ser garantida a autenticidade e integridade da fatura, sendo este um requisito com origem na legislação fiscal comunitária (diretiva do IVA). Isto implica que, independentemente do formato em que se apresente – XML/CIUS-PT ou formato PDF –, para que um documento possa ser considerado fatura eletrónica, o mesmo deve ser assinado digitalmente ou transmitido via EDI, de acordo com as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
“Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, além de não cumprir com a legislação, tornou-se arriscado.”

4. Numa altura de pandemia, faz sentido introduzir esta obrigatoriedade?


A pandemia veio reforçar ainda mais a urgência da desmaterialização das faturas com segurança. O trabalho remoto, imprimir e enviar faturas pelo correio tornou-se muito complicado para a generalidade das empresas. Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, que garantam a autenticidade da fatura, além de não cumprir com a legislação, também se tornou mais arriscado num período em que o cibercrime aumentou de forma significativa. De referir ainda, que países como Itália, já avançaram com esta obrigatoriedade em 2015.

5. Com esta obrigatoriedade, não significa que estão a ser criados custos acrescidos e maior complexidade para as PME fornecerem o Estado?


Pelo contrário. A diretiva europeia que previa a faturação eletrónica visava exatamente a redução de custos e a simplificação para as PME. Esta redução de custos é imediata com a desmaterialização das faturas e arquivo eletrónico. A segurança das faturas através de assinaturas ou selos eletrónicos qualificados tem um custo muito reduzido ou mesmo gratuito se a empresa optar pelo cartão do cidadão ou CMD. Para empresários em nome individual (ENI), a DigitalSign lançou o e-Seal ENIa um custo muito reduzido.
“Para que o objetivo da simplificação e da redução de custos seja plenamente alcançado, as entidades públicas devem permitir o envio das faturas eletrónicas por múltiplos canais. Assim, as empresas fornecedoras poderiam optar pelo canal mais conveniente, incluindo enviar por um canal gratuito como email ou via FTP, por exemplo.”

As empresas devem poder aderir também a diversas plataformas de faturação eletrónica que estão a criar preços competitivos para as PME. A AP só terá de criar as condições para que a receção das faturas eletrónicas seja multicanal, garantir direito de opção e livre concorrência entre plataformas de faturação, reduzindo assim os custos associados.

6. Como é garantida a segurança das faturas eletrónicas e como se evitam os ataques de phishing com faturas eletrónicas, já registados com alguma frequência?


Infelizmente, a pandemia acentuou a tendência de crescimento do cibercrime. Muitas empresas portuguesas sofrem com estas práticas e procuram alertar os consumidores/clientes para os cuidados a ter nos próprios sites.

Com a legislação fiscal, especialmente o Decreto-Lei n.º 28/2019, o consumidor fica muito mais protegido, pois a fatura tem de estar obrigatoriamente assinada ou selada, com recurso a um certificado digital qualificado – como por exemplo da CMD –, ou com um selo eletrónico fornecido por entidades certificadoras credenciadas, que garantem a correta verificação da identidade dos emissores das faturas e o não repúdio desses documentos.

O consumidor pode usar ferramentas gratuitas, como por exemplo o Adobe Reader para documentos PDF, que de uma forma intuitiva, simples e bem visível, assinala qualquer adulteração que possa ter ocorrido na fatura. Da mesma forma, é possível verificar se a entidade que assinou/selou a fatura é na realidade o fornecedor dos bens ou serviços, mitigando-se tentativas de fraude em que um terceiro mal-intencionado altera os dados de pagamento de uma fatura tenda em vista o desvio do pagamento.

Também a fraude fiscal com faturas eletrónicas, incluindo o carrossel do IVA, ficou mais dificultada com a introdução das assinaturas/selos eletrónicos, uma vez que existe a garantia de quem é o emissor da fatura, identificando-se o responsável legal da empresa pela emissão e integridade da fatura.
“Com as faturas eletrónicas assinadas ou seladas em formato estruturado, além de garantir autenticidade e integridade, estamos a permitir que o lançamento na contabilidade seja feito de forma automática, pois os campos da fatura no formato XML estão normalizados, poupando tempo e recursos.”

7. Qual a estratégia da DigitalSign para este mercado da faturação eletrónica?


A DigitalSign é o elo de segurança necessário para a desmaterialização das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e o nosso papel é facilitar uma massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo.

Para o efeito, colaboramos com todas as entidades públicas e privadas para este desiderato. Criámos mais de 100 parcerias com as principais software houses portuguesas e plataformas de faturação eletrónica, que atuam como nossos parceiros integradores e distribuidores.

8. Como tem crescido este mercado?


O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas tem sido surpreendente, antecipando mesmo os prazos legais. Isto confirma que não se trata somente de uma obrigatoriedade legal, mas de algo que as empresas e a AP entendem como necessário. A obrigatoriedade do uso de mecanismos de segurança, como a assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico, foi também muito bem aceite, pois existe já uma consciência da necessidade de desmaterializar, de forma segura, documentos críticos como as faturas para evitar o cibercrime.


Quem é a DigitalSign e o que faz?É um prestador qualificado de serviços de confiança a nível europeu, ao abrigo do Regulamento (UE) N°910/2014 e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 9 de fevereiro. Atua na Europa e no Brasil como autoridade certificadora de primeiro nível, com mais de 170 funcionários e gere quatro data centers de alta segurança e disponibilidade. Entre os principais serviços encontra-se a emissão de certificados para assinaturas e selos eletrónicos qualificados e avançados, plataformas de assinaturas de documentos com gestão do ciclo de vida dos documentos, sistemas de faturação eletrónica, etc.

Leia o artigo completo no jornal de negócios

Fonte: Jornal de Negócios

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O Uso da Certificação Eletrónica no Teletrabalho e Assinaturas Eletrónicas de Contratos Remotos

Atualmente, devido à realidade pandémica, observamos uma rápida popularização do teletrabalho como solução estratégica, no sentido de atender aos cuidados sanitários então exigidos. Esta necessidade, ainda que em muitos casos forçada, passou a ditar grande parte das novas formas de interação entre empresas, clientes, fornecedores e colegas de trabalho.

Empresas e clientes tiveram que adaptar-se a esta mudança de comportamento, provocando um grande aumento de compras e serviços oferecidos online, bem como a gestão de procedimentos e documentos sem necessidade de deslocação física a um determinado local. 

Muitas destas tarefas passaram a ser realizadas remotamente, e até mesmo a assinatura de vários tipos de contratos eletrónicos tornou-se uma prática cada vez mais habitual, realizada a partir das nossas próprias casas. Uma realidade de caráter emergencial, que foi imposta a muitos, gerando por outro lado, dúvidas e questões perante estes novos hábitos.

DÚVIDAS E QUESTÕES RECORRENTES

O que é uma assinatura eletrónica? Como funciona? Este contrato é realmente válido? E como poderei saber se este processo é seguro? Estas são apenas algumas das dúvidas mais comuns com as quais empresas e clientes estão a aprender a lidar e com as quais esperamos também ajudá-lo.

No entanto, percebe-se também que estes novos hábitos forçados, geraram uma série de oportunidades, nas quais muitas empresas e consumidores estão a ver rapidamente os benefícios, não só num contexto mais amplo de mercado, mas dentro da própria realidade do teletrabalho.

A otimização de processos, tornando-os mais ágeis, rápidos, eficientes e seguros, somados a fatores como a redução de custos, menor desperdício de tempo, recursos e uma nova perspetiva relacionada à preservação ambiental, certamente impactou de forma positiva diversas empresas, fazendo com que muitas adotassem o teletrabalho, até mesmo de forma permanente.

Dentro deste novo contexto, a assinatura eletrónica de contratos de forma remota assumiu um papel decisivo e extremamente relevante, sendo assim necessário entender como integrá-la e utilizá-la de maneira adequada para termos certeza da eficácia jurídica de tais documentos.

OPORTUNIDADES E ESTRATÉGIA

O resultado disto é que muitas empresas, por conseguinte, estão a reavaliar digitalmente os seus processos operacionais e relacionamentos, não só de forma externa (com cliente, fornecedores e grupos de interesse), bem como internamente (em processos de aprovação, RH, assinatura de contratos, faturação eletrónica, desenvolvimento de projetos e tarefas, etc.) 

Ao adotarem estas mudanças, as empresas começaram a entender concretamente as vantagens e oportunidades reais de ganhos em eficiência, valor agregado e novas experiências no relacionamento com o mercado, através do uso de ferramentas de validação digital, como assinaturas eletrónicas, carimbos de hora eletrónicos, identidades digitais e a preservação de documentos de TI.

Neste cenário cada vez mais difundido de gestão digital de documentos e integração de processos e dados, a adoção de soluções de assinatura eletrónica é central e estratégica. A DigitalSign tem acompanhado todo este processo oferecendo segurança tecnológica e jurídica às empresas parceiras que adotam processos remotos de teletrabalho, bem como novas oportunidades de negócios.

Saiba mais aqui sobre como estas oportunidades podem impactar de forma positiva as dinâmicas da sua empresa e como podemos ajudá-lo a inserir-se de forma eficaz nesta nova realidade digital, desenvolvendo soluções à medida das suas necessidades.

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Certificados para faturação eletrónica: Como funciona e onde comprar?

certificados faturaçao electronica

Para entender porque precisa de um certificado para faturação eletrónica comecemos pelo básico. O que é então a faturação eletrónica?

Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, “desmaterializado”. A fatura eletrónica tem o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Para que serve um certificado de faturação eletrónica?

O certificado digital de faturação eletrónica visa, por um lado, assegurar a identidade do emitente da fatura, garantindo que a fatura é, de facto, proveniente da entidade com quem se relaciona. Por outro garantir a sua integridade, ou seja, que a fatura não foi adulterada depois de emitida.

Que tipos de certificados posso precisar para a faturação eletrónica?

O certificado digital legalmente exigido para a faturação eletrónica é o certificado digital qualificado de assinatura ou selo eletrónico. Este certificado deve ser emitido por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (QTSP) devidamente credenciado junto do gabinete nacional de segurança, como é o caso da DigitalSign.

Qual a diferença entre um certificado qualificado de assinatura e um certificado de selo?

Um certificado digital qualificado de assinatura destina-se a ser utilizado por pessoas singulares, identificando a pessoa física. Já o certificado de selo eletrônico identifica uma pessoa coletiva (organização), sendo similar a um “carimbo digital” da organização. 

Devo utilizar um certificado de assinatura ou de selo eletrónico para a faturação eletrónica? 

Ambos podem ser utilizados, porém o certificado de selo eletrônico é mais adequado por dois motivos: 

  1. no selo eletrônico não são disponibilizados quaisquer dados pessoais, sendo que apenas a entidade certificadora tem acesso a essa informação quando este é pedido.
  2. os mecanismos de criação de selo eletrónico são mais ágeis, permitindo a criação massificada de faturas eletrónicas, fator essencial para volumes de faturação elevados.

Qual o tipo de empresas que precisa de utilizar um certificado de faturação eletrónica?

Todas as entidades que emitem faturas eletrónicas devem garantir a autenticidade e integridade de uma fatura eletrónica, sendo o certificado digital o método mais simples e barato para cumprir com este requisito, tal como estabelece o artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de Fevereiro.

Porque deixou de ser possível utilizar um certificado digital avançado?

A obrigatoriedade de garantir a autenticidade e integridade de uma fatura eletrónica resulta da legislação comunitária em sede de IVA que, através da Directiva 2010/45/UE do Conselho de 13 de Julho de 2010, alterou a redação do artigo 233.º, passando a exigir uma assinatura electrónica qualificada. O legislador Português atualizou a nossa legislação por forma a cumprir com a legislação Europeia de IVA.

Quais as diferenças entre o certificado avançado e o qualificado?

O certificado qualificado é o único que beneficia de confiança em regime transfronteiriço em todo o Espaço Económico Europeu, pois apenas os serviços qualificados são incluídos nas listas de confiança criadas e mantidas por todos os estados membros da UE, previstas no art. 22.º do regulamento Europeu n.º 910/2014. Ou seja, apenas uma fatura eletrónica assinada com um certificado qualificado será passível de ser verificada em toda a União Europeia.

Tal advém do facto de apenas os serviços qualificados serem obrigados a aderir a regras de segurança específicas, sendo auditados especificamente para o seu cumprimento antes e durante a prestação deste tipo de serviços.

Em suma, quais as vantagens de adquirir um certificado de faturação eletrónica?

  • Autenticidade
    Garante a identidade da entidade emitente da fatura eletrónica. Deste modo quem recepciona a fatura não terá dúvidas relativamente à proveniência da fatura eletrónica, evitando-se situações de fraude tais como o envio de faturas por parte de quem não é o seu legítimo emitindo, tendo como objectivo o seu pagamento indevido ou, ainda, atividades como a fraude de carrossel do IVA.
  • Integridade
    Permite detetar qualquer alteração ao conteúdo da fatura eletrónica. Deste modo garante-se que a fatura recebida não foi alterada, permitindo que o receptor saiba exatamente que todos os dados – incluindo os de pagamento – que integram a fatura não foram alterados.
  • Segurança
    Garante a existência de mecanismos seguros que permitem controlar a criação de faturas eletrónicas dentro da organização. O certificado digital qualificado permite controlar quem é que, dentro de cada organização, pode criar faturas eletrónicas, permitindo criar mecanismos de governação de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.
  • Eficiência 
    De todos os métodos possíveis para assegurar os requisitos legais, o selo eletrónico qualificado é o que se apresenta como a solução mais eficiente, quer pelo facto de permitir uma implementação com baixo custo, quer pelo facto de permitir uma agilidade e usabilidade na assinatura das suas faturas.
  • Digitalização do seu negócio
    O selo eletrónico poderá ser utilizado para várias finalidades tais como ser utilizado para selar outros documentos da organização, para além de faturas eletrónicas, tais como ordens de compra, propostas comerciais, normativos e comunicações internas etc.
  • Confiança transfronteiriça 
    Uma vez que os serviços qualificados prestados pela digitalsign possuem reconhecimento em toda a UE, poderá cumprir com a legislação Europeia em sede de IVA com recurso aos nossos serviços.

Onde posso comprar um certificado de faturação eletrónica?

Visite o nosso site em www.digitalsign.pt/pt/certificado-digital/certificado-qualificado-de-faturacao-eletronica 

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Identidade Digital – Perigos e Oportunidades!

A Identidade digital – eID é um tema que tem estado na ordem do dia, não só no Brasil, mas em todo o mundo, e a sua necessidade foi acelerada pela pandemia, pois a relação entre Estados, Cidadãos e Empresas passou a ser cada vez mais digital e para isso é essencial uma identidade eletrônica confiável.

Por Fernando Moreira

A identificação dos cidadãos é uma competência dos Estados soberanos – na sua forma tradicional através de documentos físicos em papel/plástico ou, normalmente de forma complementar, em formato eletrônico.

Na Europa a generalidade dos Estados membros oferece aos seus cidadãos documentos de identificação que muitas das vezes incluem um chip eletrônico que guarda entre outros dados, uma credencial eletrônica, designada de Certificado Digital Qualificado e que permite ao cidadão identificar-se on-line e assinar documentos eletrônicos

Em alguns Estados, essa credencial eletrônica (Certificado Digital Qualificado) pode ser gerida de forma centralizada, também designada por assinatura remota, por exemplo, em Portugal é disponibilizado ao cidadão a CMD (Chave Móvel Digital)

Os certificados avançados (não Qualificados) na Europa tem um uso expandido, mas unicamente para operações entre partes privadas

Os Estados exigem que a relação com o cidadão se faça através de um Certificado Digital Qualificado, porque apenas estes possuem valor legal pleno – o Regulamento Europeu (n.º 910/2014 , de 23 de julho) apenas confere a presunção de autenticidade às Assinaturas Eletrônicas Qualificadas (produzidas com recurso a um Certificado Digital Qualificado).

O Estado Brasileiro tem vindo, com sucesso e de forma acelerada, a desmaterializar (ou a complementar com uma forma eletrónica) muitos dos seus documentos com destaque para a CNH, e a lançar um ambicioso programa de digitalização da sua Administração Pública em que, através do Gov.Br, o cidadão já pode aceder on-line a mais de 4.000 serviços públicos.

Uma das formas de autenticação e assinatura que o Estado Brasileiro pretende colocar à disposição dos seus cidadãos baseia-se num designado Certificado Avançado, capaz de produzir Assinaturas Eletrônicas Avançadas (não Qualificadas), sem custo para o cidadão, e que podem ser obtidos mediante o batimento biométrico da imagem de face do titular (recolhida de forma completamente eletrônica e sem acompanhamento/verificação humano, usando uma simples App em smartphone) contra as bases de dados biométricas do governo.

Esta iniciativa faz sentido para democratizar, de forma massiva e rápida, o acesso de milhões de cidadãos aos serviços eletrônicos do Estado, reduzindo custos para o Estado e para o cidadão. Contudo, algo que é automático, sem verificação humana e disponibilizado de forma massiva, deve ser usado com as limitações previstas na lei, para garantir a segurança jurídica na relação entre cidadão e Estado.

O Brasil, de forma correta, modernizou, através da Lei 14.063, os seus conceitos de assinatura eletrônica, inspirando-se no Regulamento Europeu eIDAS, para criar 3 classificações de assinatura eletrônica: Simples, Avançada e Qualificada.

A Assinatura Eletrônica Qualificada, baseado num Certificado Qualificado, é a única que na Europa e no Brasil goza de presunção de autenticidade.

A presunção da veracidade da assinatura eletrônica qualificada é dada pelo artigo 10 da  MEDIDA PROVISÓRIA No 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001.

“1o  As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.

2.O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Esta presunção de autenticidade assenta em vários pressupostos, sendo que uma das mais relevantes é que para gerar este tipo de certificado se exige uma verificação da identidade de forma presencial ou equivalente, e limitada a entidades certificadas/credenciadas que seguem regras e políticas bem definidas e auditadas, o que no Brasil já são dezenas de entidades credenciadas que podem emitir certificados ICP-Brasil num ambiente fortemente concorrencial.

A emissão de certificados avançados na Europa e no resto do Mundo não é regulada, nem do ponto de vista das práticas e políticas adotadas na validação de identidade, nem do ponto de vista das normas de segurança implementadas pelas entidades emitentes – desta forma torna-se impossível responsabilizar tais entidades por eventuais fraudes.

Não havendo esta regulação também no Brasil, mas admitindo-se que possa ser criada como exceção às práticas internacionais, e que a Gov.Br  usa bases de dados governamentais (Denatran e TSE), e considerando que estas estão sanitizadas (sem falsas identidades), mesmo assim, temos de ter a consciência que o batimento biométrico de uma imagem da face do cidadão vai ter sempre um número considerável de falsos positivos e de falsos negativos, e acima de tudo, a maior fragilidade está na recolha da imagem de face do cidadão, que sem acompanhamento/verificação humana é  suscetível à fraude computacional, num grau cada vez mais elevado.

A título de exemplo, o Governo Chinês e suas empresas tecnológicas, que se orgulhavam de ter um sistema de identificação biométrico facial que até com mascaras da Covid garantia uma acuidade elevada, usavam estes sistemas nos mais diversos organismos do Estado. Estes sistemas sofreram um rude golpe na sua credibilidade quando foi notícia recente uma fraude com o tratamento de imagem a partir de fotos bidimensionais, transformadas em vídeos tridimensionais que cumpriam as instruções liveness standard (virar cara para um lado, piscar olho, sorrir, etc.), enganando assim o sistema – a fraude ascende a mais de 76 milhões de USD com a emissão de Notas Fiscais falsas a partir de um sistema do Estado Chinês.

Pair accused of turning photos into vids to crack tax dept facial recognition system in China

Grandes empresas tecnológicas como a IBM, Microsoft etc. anunciaram a descontinuidade da sua oferta de sistemas avançados de biometria facial

O motivo é que vários estudos concluíram pela sua falta de fiabilidade e por ter desvios com base em diferentes raças (tipicamente detectavam com menor precisão pessoas de origem asiáticas e de cor) o que levantou problemas de racismo e a própria Comissão Europeia e o Congresso Americano estão a estudar uma proibição do uso desta tecnologia por um prazo de 5 anos, até uma melhor avaliação dos riscos de fraude e de quebra de privacidade:  

IBM will no longer offer, develop, or research facial recognition technology

IBM Will No Longer Offer Or Develop Facial Recognition Software In Pursuit Of Racial Justice Reform

União Europeia avalia proibição por 5 anos do uso da tecnologia de reconhecimento facial por indícios de discriminação de raças e Congresso também discute o mesmo tema

Facial recognition: EU considers ban of up to five years

US lawmakers concerned by accuracy of facial recognition

Paralelamente, a tremenda velocidade a que estas tecnologias de tratamento de imagem/vídeo estão a evoluir, com a maior capacidade computacional a crescer exponencialmente, aumenta também em muito o risco de fraude, acrescido aos riscos de discriminação racial e quebra de privacidade, o que também explica o abandono desta tecnologia pelas empresas citadas.  

Não se advoga com estes exemplos, que o Estado Brasileiro deixe de utilizar as suas bases de dados biométricas, pois são sem dúvida um instrumento muito útil na identificação do cidadão, mas não devem ser utilizadas de forma não assistida ou no caso de autosserviço, limitar os efeitos das credenciais emitidas com base nestas consultas de bases de dados biométricas, como é boa prática na Europa.

Também não se defende que os Estados não devam emitir certificados avançados, como  pretende fazer o Estado Brasileiro, visando massificar uma identidade digital sem custos para o cidadão e com custos muito reduzidos para o Estado, mas recomenda-se prudência na  utilização e aplicabilidade dos certificados avançados, i.e. que os Estados tenham o cuidado de limitar o seu uso a consultas ou transações não críticas, que não atribuam na prática a presunção de autenticidade às assinaturas / autenticações de identidade produzidas por certificados avançados, contrariando a lei e as boas práticas

Por esta razão legal e pelos fundamentos técnicos expostos, documentos assinados por Advogados, Médicos, Contadores, Empresários, entre outros, devem continuar a necessitar de Certificados Qualificados (ICP-Brasil) para, de entre outros, aceder ao sistema judicial eletrónico,  assinarem uma prescrição médica eletrónica, acederem à RFB quando envolve sigilo,  assinarem um contrato numa junta comercial, emitirem NF, etc.,  porque só o Certificado/Assinatura Qualificada tem valor legal pleno dado pela lei e pela maior segurança intrínseca ao processo de validação da identidade.

O Certificado avançado que está previsto ser fornecido pelo Estado Brasileiro através da Secretaria de Gestão Digital, de forma gratuita e automática para aceder a serviços do Gov.Br, deve ser limitado para o cidadão poder consultar processos, autenticar-se em sistemas incluídos no Gov.Br, mas nunca para aceder a sistemas que envolvam sigilo fiscal, bancário ou outro, nem para assinar documentos relevantes que possam trazer insegurança jurídica para o cidadão e fraudes eletrônicas.

A arquitetura de níveis de autenticação digital, que o Governo Brasileiro criou (classificados como Bronze, Prata e Ouro) está correto, mas o nível Ouro só deve ser atingido quando usado o Certificado Digital ICP-Brasil, pois como vimos noutros países e no Brasil, a validação  facial biométrica é falível, sendo que o problema não está na qualidade da base do Tribunal de Justiça eleitoral, mas sim na limitação dos algoritmos atuais e na possibilidade de com aplicações disponíveis on-line, se poder falsificar de forma sistemática  a imagem da face apresentada, cometendo fraudes de identidades sucessivas pelo mesmo método e assim se ganhar acesso a sistemas/informações críticas de inúmeros cidadãos.

O Certificado Digital avançado a ser emitido pelo Governo Brasileiro, deve corresponder ao nível prata e pode ser gerado a partir dos meios de autenticação já considerados para obter o selo prata.

O paralelo entre os níveis Bronze, Prata e Ouro com as assinaturas Simples, Avançadas e Qualificadas é óbvio e natural, não devendo ser distorcido.

A tentação dos governos de desburocratização e acelerar processos é grande, mas se tal for feito sem os instrumentos de segurança adequados, tal acaba por reverter numa perda de credibilidade de todo o sistema de Certificação Digital e em prejuízos para o Estado, cidadãos e empresas, pela fraude de identidade acrescida.

O desafio na gestão destes diferentes tipos de identidades eletrônicas, reside em equilibrar segurança com usabilidade e baixo custo e esse equilíbrio para ser alcançado, carece da definição de linhas vermelhas, a partir das quais o Estado deve exigir um Certificado Qualificado, por ser o mais seguro para um determinado ato.

A resposta para traçar estas linhas vermelhas, achamos que por um princípio de prudência e de segurança jurídica que os Estados Soberanos devem sempre defender, reside em todos os atos críticos na relação entre o cidadão e o Estado exigirem o recurso a um certificado/assinatura Qualificada.

Na Europa, como se refere ao longo deste documento, os Estados nem sequer aceitam o Certificado avançado e por isso criaram uma Trusted List somente de Certificados Qualificados.

Na esfera privada compete às partes decidirem em função da análise do risco qual o mecanismo de autenticação/assinatura que entendem como adequado, Assinaturas Qualificadas, Avançadas ou Simples, e não existe em nenhum País conhecido uma Trusted List de certificados Avançados, pois isso criaria confusão no cidadão de ter 2 Listas de certificados confiáveis e qual o sentido dessa duplicação?

A ICP-Brasil deve ser um motivo de orgulho para o Governo Brasileiro, por ser referida como um bom exemplo na Europa e nos USA e porque nos últimos anos se modernizou e se adequou a novas tecnologias, com a introdução da videoconferência, com o acesso a base de dados do Denatran para a primeira emissão do Certificado Qualificado, etc. e com custos cada vez mais reduzidos (Certificados Qualificados ICP-Brasil disponíveis por menos de R$ 50), fruto de uma forte concorrência entre mais de 100 Autoridades Certificadoras Públicas e Privadas de primeiro e segundo nível credenciadas.

A ICP Brasil tem ainda um elevado potencial para melhorar os seus processos e reduzir custos e preços, num trabalho conjunto com o Governo e seu supervisor.

A ICP-Brasil não deve pretender ser uma solução única de emissão de credenciais eletrónicas para o cidadão, mas deve continuar a ser a mais segura e essencial para os atos mais críticos, e cada vez mais relevante numa sociedade em acelerada transformação digital, coexistindo com outros tipos de assinaturas (simples e avançadas), preservando-se a segurança jurídica e a identidade do cidadão em equilíbrio com a acessibilidade a serviços do Estado de forma eletrónica e massificada.

O Estado Brasileiro deve construir um sistema que promova estes equilíbrios, que evite uma excessiva dependência (não a eliminando pela sua utilidade), da tecnologia de reconhecimento facial pelas razões expostas e que permita a nível internacional preservar a ICP -Brasil com os certificados Qualificados, pois só estes tipos de certificados irão permitir acordos de mútuo reconhecimento entre Estados, críticos no curto prazo para a nova Economia e o setor exportador Brasileiro.

A União Europeia vai assinar muito em breve vários acordos de mútuo reconhecimento, unicamente com sistemas de Certificação Digital Qualificados com outros Estados, para desmaterialização de processos de comércio internacional entre outros e deseja-se que o Brasil faça parte desses acordos o mais rápido possível, com uma ICP -Brasil forte e modernizada e que Governo e iniciativa privada unam esforços para este objetivo.

Fernando Moreira é Presidente da DigitalSign Portugal e DigitalSign Brasil (Autoridades certificadoras credenciadas na Europa e no Brasil), pelo que é importante o leitor ver esta opinião como de uma parte interessada que procurou ser objetiva e factual e escrita em Português de Portugal.

Artigo publicado original em www.cryptoid.com.br

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Fatura eletrónica (PDF) enviada por email: é necessária a sua assinatura?

UM DOCUMENTO EM PDF É UMA FATURA ELETRÓNICA?

Nos dias que correm, já todos recebemos, na qualidade de consumidores, uma fatura em formato PDF no nosso email, seja de um serviço de fornecimento de eletricidade, seja em resultado de uma compra realizada online. Também no âmbito da atividade empresarial é comum o envio de faturas PDF através do email. Ainda assim, existe um conjunto de regras legais, aplicadas à sua emissão, que devem ser consideradas para que estas possam ser tidas como válidas sob a perspetiva legal e seguras para quem as recebe, passamos a explicar:

Existem dois tipos de faturas eletrónicas:

  • As faturas eletrónicas em formato estruturado: contêm dados que podem ser extraídos e registados automaticamente pelos sistemas informáticos de faturação do emissor e do recetor, mas que não são legíveis ao olho humano. É o caso das faturas eletrónicas que, por imposição do Decreto-Lei nº123/ 2018 de 28 de Dezembro, devem ser emitidas para a Administração Pública, num formato específico e que geralmente servem são utilizadas entre empresas (B2B) ou na relação com a administração pública (B2G).
  • As faturas eletrónicas em formato não estruturado: consistem numa imagem, geralmente criada através de um processo não automatizado no sentido em que o seu tratamento terá se ser realizado de forma manual. É o caso das faturas emitidas em ficheiro PDF e que, regra geral, são utilizadas na relação entre empresas e consumidor final (B2C) e entre empresas (B2B).

MAS PORQUE TENHO DE ASSINAR AS FATURAS EMITIDAS?

Ora o Decreto-Lei n.28/2019 de 15 de Fevereiro é aplicável a todas as faturas eletrónicas, sem exceção, definindo como fatura eletrónica qualquer “fatura que tenha sido recebida e emitida em formato eletrónico” onde se incluem, necessariamente, as faturas emitidas em ficheiro PDF e enviadas por email. (Artigo 2.º al. d).

Mais importante, é estabelecido que a entidade emissora da fatura eletrónica – entenda-se, o prestador de serviços ou fornecedor de bens – deve, obrigatoriamente, garantir a autenticidade relativa à identidade de quem emite a fatura eletrónica, assim como a sua integridade (Artigos 2.º al. a) e 6.º). Em termos simplistas, a identidade do emitente deve ser sempre assegurada quando utilizado o meio digital.

Este requisito legal visa dotar o consumidor ou empresa que receciona a fatura eletrónica da certeza que a sua proveniência é de facto legitima, i.e., que a fatura foi de facto enviada pela entidade com a qual foi estabelecida a relação comercial, mitigando situações de fraude, tais como a adulteração dos os dados de pagamento por parte de um terceiro mal-intencionado ou a emissão de faturas falsas para fraude em sede de IVA.

Nestes termos este diploma estabelece o método a utilizar para alcançar esta garantia da identidade do emissor da fatura eletrónica seja, precisamente, através da aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado. Por outras palavras, uma assinatura digital que identifique, com a máxima segurança e validade legal, a empresa ou entidade que emitiu a fatura eletrónica e que garanta que o seu conteúdo não foi alterado. (Artigo 12.º)

Nos casos em que a fatura eletrónica seja emitida por pessoa coletiva, o ideal será recorrer à utilização de um selo eletrónico na medida em que o Selo Eletrónico identifica a organização na sua plenitude dispensado a inclusão de dados pessoais dos representantes legais nas suas faturas eletrónicas.

Elimine papel e reduza custos, assinando com segurança e validade legal.

Saiba mais sobre  faturação eletrónica em www.digitalsign.pt

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Documentos digitais aumentam a necessidade de segurança

O selo eletrónico nas faturas e em todos os documentos produzidos pela empresa é a forma adequada para garantir a autenticidade das informações e prevenir a fraude dos seus clientes.

“Quando em março de 2020 o país entrou em confinamento, ninguém sabia ao certo que passados 13 meses o teletrabalho continuaria a ser uma realidade para milhares de empresas.

Muitos negócios não pararam porque se adaptaram como puderam a esta realidade. Não foram só as reuniões que foram desmaterializadas para serem efetuadas virtualmente. Muitas empresas foram confrontadas com a necessidade de desmaterializar processos, documentos e reconhecer assinaturas digitalmente.

Para ajudar as empresas a responder a estas necessidades, a DigitalSign disponibiliza soluções que preenchem as necessidades de qualquer empresa que tenha a necessidade de assinar e partilhar documentos, tais como contratos de trabalho, propostas comerciais ou qualquer outro tipo de contrato, de uma forma rápida e segura.

A direção da DigitalSign, Fernando Moreira, administrador; Álvaro Matos, diretor geral; Miguel Cruz, diretor comercial; Serafim Gomes, diretor de desenvolvimento e Aníbal Leite, diretor de infraestrutura, explicam nesta entrevista o que fazem e de que forma as suas soluções ajudam as PME e as grandes empresas neste particular momento que se vive de transformação digital.”

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fonte: https://www.jornaldenegocios.pt/c-studio/detalhe/documentos-digitais-aumentam-a-necessidade-de-seguranca

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