4 passos para digitalizar o seu departamento de RH

As tarefas administrativas de Recursos Humanos são repetitivas e demoradas, para além dos respetivos departamentos gerarem enormes quantidades de papel, acabam também por aumentar as despesas com arquivo e gestão da informação. 

A transformação digital nesta área está centrada em diferentes eixos, entre os quais destacamos a implementação de novas ferramentas digitais de comunicação e colaboração e a digitalização dos processos internos das empresas. Neste processo, é recomendável que os departamentos de RH procurem soluções de fácil integração, de forma a gerar um processo que seja confiável, escalável e flexível.

Saiba então os passos necessários para digitalizar o seu departamento de RH e como versatilizar processos de trabalho quotidianos adaptando-o à nova realidade digital:

1. Conceção de uma estratégia de recursos humanos digital com base na nossa própria dinâmica e experiência da empresa.

2. Integrar a digitalização na estratégia de RH. Neste passo é importante a identificação das principais ferramentas de digitalização em torno de áreas estratégicas ou processos cuja digitalização trará um grande número de benefícios, uma vez que não é aconselhável realizar uma transformação digital de todos os processos sem prévia avaliação.

3. Executar a estratégia de RH e medir o impacto da digitalização e a experiência dos trabalhadores, candidatos e clientes.

4. Reforçar uma cultura de adaptação à mudança, desenvolvendo a liderança e incentivando ao mesmo tempo o trabalho em colaboração das equipas e departamentos.

Criar e integrar novos processos é um elemento crucial para as empresas e ter uma plataforma ou ferramenta de integração poderosa torna-se um elemento essencial para uma digitalização de sucesso. Desta forma, os processos de negócios podem ser alterados e novas formas de interação com os clientes podem ser encontradas.

De especial importância entre essas ferramentas são as assinaturas eletrônicas. Elas ajudam a tornar os processos do departamento de RH mais eficientes, possibilitando que até mesmo que os recrutamentos comecem pelos canais digitais. Como consequência da nossa sociedade cada vez mais dinâmica, estes procedimentos também devem poder ser formalizados e desenvolvidos através dos meios digitais. Sendo assim, concluí-los por meio de assinaturas eletrônicas é a opção mais natural a fazer.

As assinaturas eletrónicas são regulamentadas a nível europeu pelo Regulamento n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança nas transações eletrónicas no mercado interno (conhecido por Regulamento eIDAS). Este  regula vários tipos de assinatura de acordo com o nível de segurança que oferecem, podendo ser: assinaturas eletrónicas simples, avançadas e assinaturas eletrónicas qualificadas.

Ao adotar as nossas tecnologias biométricas e de assinatura remota poderá eliminar os processos repetitivos em suporte papel, proporcionar às novas contratações uma primeira experiência digital e intuitiva e reforçar os valores da sua empresa, contribuindo para um melhor ambiente, mantendo os contratos e formulários digitais desde o início.

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E por falar em Faturação Eletrónica… O que deve saber?

A nova realidade digital continua a gerar mudanças radicais na forma de gerir negócios e serviços. O impacto é cada vez mais definitivo na dinâmica regular das empresas, que nos aponta o caminho numa direção que não tem volta atrás. Tanto que, em 2021 a faturação eletrónica passou a ser obrigatória na contratação pública em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/EU e o Código dos Contratos Públicos.

O que é um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (QTSP)?

O ano de 2021 inicia-se com mudanças significativas, atingindo todas as escalas da economia e da sociedade em geral. Uma nova era digital passa a estabelecer-se de forma concreta e definitiva no dia-a-dia das empresas e nos relacionamentos com clientes e colaboradores. Tanto que em Portugal, a partir deste ano, passa a ser obrigatório o uso da faturação eletrônica para todas as empresas. Saiba mais sobre aqui.

Essa nova realidade traz consigo um cenário de informações que antes não fazia parte da realidade da maioria das empresas ou mesmo dos consumidores. Uma delas é certamente o uso dos certificados de assinaturas digitais, que estarão concretamente mais presentes no quotidiano das pessoas, passando a ser utilizados para facilitar a realização de negócios, processos e serviços. 

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