O uso de selos eletrónicos têm ganho espaço no mercado nacional, especialmente, a partir do momento em que o governo português decretou a obrigatoriedade da faturação eletrónica nas empresas públicas. O setor privado também tem vindo a aderir rapidamente a esta mudança, em resposta ao reconhecimento crescente dos inúmeros benefícios dos processos digitais.

Se deseja saber o que é um Selo Eletrónico, para que serve e como utilizá-lo na sua empresa, então, esta publicação é para si.

O que é um selo eletrónico?

Sucintamente, o selo eletrónico poderá ser comparado a um carimbo tradicional de uma empresa, mas em formato digital, destinando-se apenas a pessoas coletivas, com o propósito de garantir ​​a origem e integridade de documentos ou dados, podendo ser feito de forma manual ou automática e em grandes volumes, o que possibilita a desmaterialização de processos, através da automação e a simplificação de etapas específicas do negócio.

Tal como acontece nas assinaturas eletrónicas, o Regulamento eIDAS distingue também os selos eletrónicos avançados de qualificados. Na prática, um documento digital com selo eletrónico qualificado apresenta o mesmo efeito jurídico que um documento impresso, assinado e carimbado pela empresa, embora possa recorrer a uma assinatura eletrónica qualificada do representante legal de igual modo.

Cada nível de selo é definido com base nos requisitos da categoria anterior, de modo que um selo eletrónico qualificado cumpre mais requisitos do que um selo eletrónico avançado, apesar destes não obedecerem aos mesmos conceitos, requisitos e efeitos legais que os das assinaturas eletrónicas. Nesse sentido, os primeiros caracterizam-se nos dois tipos abaixo:

Selos Eletrónicos Avançados (AES)

Um selo eletrónico avançado é um selo eletrónico que:

  • vincula exclusivamente o criador do selo;
  • é capaz de identificar o criador do selo;
  • é criado com base em dados de criação de selos eletrónicos, onde o seu criador, com um alto nível de confiança sob o seu controlo, poderá usá-los para a criação de selos eletrónicos;
  • vincula os respetivos dados, de forma a que qualquer alteração subsequente seja detetável

A tecnologia geralmente utilizada para fornecer estes requisitos envolve o uso de uma infraestrutura de chave pública (PKI), que implica a utilização de certificados e chaves criptográficas.

Selos Eletrónicos Qualificados (AEQ)

Semelhante a uma assinatura eletrónica qualificada, um selo eletrónico qualificado é um selo eletrónico avançado que é, adicionalmente:

  • criado através de um dispositivo qualificado de criação de selos (QSCD);
  • e baseia-se num certificado qualificado para selos eletrónicos.

O que é um certificado para Selos Eletrónicos?

Ao aplicar um selo num documento, poderá necessitar um par de chaves, (pública e privada), quando o selo dependa da utilização de infraestruturas de chaves públicas.

A chave pública pode ser partilhada para utilização de várias pessoas, enquanto que a chave privada deve ser armazenada em segurança e, em particular, utilizada apenas pelo signatário para selar o documento. As mensagens codificadas com a chave pública apenas poderão ser descodificadas com a chave privada correspondente. 

Um Certificado para Selos Eletrónicos, emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), é um atestado eletrónico que liga os dados de validação dos selos eletrónicos a uma pessoa coletiva e, que confirma o respetivo nome. Desta forma, o certificado, normalmente ligado a um documento com selo, poderá ser utilizado para verificar a identidade do criador do mesmo e, se o documento foi selado utilizando a chave privada correspondente.

Tal como os Certificados Qualificados para Assinaturas Eletrónicas, os Certificados Qualificados para selos eletrónicos são fornecidos por Prestadores de Serviços de Confiança Qualificados, pelo que a DigitalSign, em conformidade com rigorosos requisitos estabelecidos pelo eIDAS, fornece as garantias mais elevadas no que respeita à identidade do criador do selo e, por conseguinte, maior segurança jurídica em relação aos selos eletrónicos criados. 

O que é um Dispositivo qualificado de Criação de Assinaturas/Selos (QSCD)?

Normalmente, os Prestadores de Certificados Qualificados para Selos Eletrónicos fornecem a chave privada correspondente num Dispositivo Seguro de Criação de Selos (QSCD). Estes existem sob muitas formas, a fim de proteger os dados de criação de assinatura/selo eletrónico do signatário/criador do selo (como por exemplo, a chave privada), podendo variar entre smartcard, cartão SIM ou Pen USB, entre outros.

O QSCD não tem de estar necessariamente na posse do signatário/criador do selo, podendo ser também gerido remotamente por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança, como a DigitalSign. Este tipo de Dispositivo Qualificado de Criação de Assinaturas/Selos é conhecido como ‘QSCD Remoto’, e oferece uma melhor experiência ao utilizador, mantendo a segurança jurídica oferecida pelas assinaturas/selos eletrónicos qualificados.

Quais são os efeitos legais de um selo eletrónico?

Os efeitos legais e a admissibilidade dos selos eletrónicos estão descritos no Artigo 35º do eIDAS e aplicam-se a todos os Estados-Membros da UE.

Segundo este, os selos eletrónicos não poderão ser negados como prova em processos judiciais, apenas por estarem em formato eletrónico ou, por não cumprirem os requisitos dos selos eletrónicos qualificados. Apesar de poderem ser utilizados em diferentes contextos, apenas os Selos Eletrónicos Qualificados gozam explicitamente da presunção de integridade e precisão da origem dos dados aos quais o selo eletrónico qualificado está ligado, sendo estes também utilizados em processos de Faturação Eletrónica.

Necessito de um selo eletrónico qualificado?

Perante a requisição de um nível de selo eletrónico específico, como por exemplo, um selo avançado, um outro de nível superior poderá ser igualmente aceite, nomeadamente, um selo eletrónico qualificado. Já quando uma transação requer um selo eletrónico qualificado de uma pessoa coletiva, uma assinatura eletrónica qualificada do representante autorizado por esta é aceite como alternativa. 

A DigitalSign oferece soluções completas para a utilização de selos eletrónicos, sobretudo no âmbito da Faturação, permitindo a emissão de vários itens já assinados eletronicamente.

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