O Estado português tornou obrigatório, através do Decreto-Lei n.º 123/2018, que as faturas sejam emitidas por via eletrónica para a Administração Pública (AP), processo este, que veio acelerar a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos e o consequente arquivo eletrónico.

Leia na integra a reportagem sobre a Digitalsign na Revista Indústria n.º 131 de Maio de 2022.

Para as empresas, significou a eliminação de custos com o papel, impressão, portes de correio, armazenamento, etc., o que promove uma atualização tecnológica amiga do ambiente e processos mais rápidos e eficientes.

Para a Administração Pública, significou a possibilidade de lançamento automático das faturas recebidas em formato XML (CIUS–PT). Evitando assim, consumir recursos humanos em tarefas rotineiras, acelerar processos e reduzir erros de contabilização. A AP portuguesa, ao exigir a fatura eletrónica aos fornecedores, está a ser um dinamizador de inovação e de desburocratização das empresas.

O Estado fez um excelente trabalho, através de uma coordenação exemplar de vários organismos (ESPAP, GNS, AMA, AT, etc.), onde ficou claro não só o formato de faturas eletrónicas admitido (XML/CIUS-PT), mas também os mecanismos de segurança exigidos para a garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo. Um bom exemplo desse trabalho são as FAQS da ESPAP e a Comunicação 01/2021 da Entidade Supervisora nacional (GNS), de 12 de janeiro.

A faturação eletrónica apresenta diferentes regras aplicáveis a entidades públicas e privadas, isto porque a legislação estabelece que todas as faturas eletrónicas emitidas no âmbito da contratação pública (B2G) devem seguir em formato estruturado (XML/ CIUS-PT), ao passo que na faturação entre privados (B2B) e para o consumidor final (B2C) podem ser adotados formatos não estruturados, como o PDF.

Em qualquer um dos casos, deve ser garantida a autenticidade e integridade da fatura, sendo este um requisito com origem na legislação fiscal comunitária (diretiva do IVA). Isto implica que, independentemente do formato em que se apresente, XML/CIUS–PT ou formato PDF, para que um documento possa ser considerado fatura eletrónica, o mesmo deve ser assinado digitalmente ou transmitido via EDI, de acordo com as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.

A pandemia veio reforçar ainda mais a urgência da desmaterialização das faturas com segurança. Com o trabalho remoto, imprimir e enviar faturas pelo correio tornou-se muito complicado para a generalidade das empresas. Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, que garantam a autenticidade da fatura, além de não cumprir com a legislação, também se tornou mais arriscado num período em que o cibercrime aumentou de forma significativa.

A faturação eletrónica visa a redução de custos e a simplificação para as PME. Esta redução de custos é imediata com a desmaterialização das faturas e arquivo eletrónico. A segurança das faturas através de assinaturas ou selos eletrónicos qualificados tem um custo muito reduzido ou mesmo gratuito se a empresa optar pelo cartão do cidadão ou CMD. Para empresários em nome individual (ENI), a DigitalSign lançou o e-Seal ENI a um custo muito reduzido. As empresas devem podem enviar diretamente as suas faturas eletrónicas para os seus clientes, mas se optarem por usar plataforma de faturação eletrónica devem poder escolher a que querem usar. A AP só terá de criar as condições para que a receção das faturas eletrónicas seja multicanal, garantir direito de opção e livre concorrência entre plataformas de faturação, reduzindo assim os custos associados.

Segurança da Faturação Eletrónica

Nos últimos tempos acentuou-se a tendência de crescimento do cibercrime, como os ataques de pishing com faturas eletrónicas. Muitas empresas portuguesas sofrem com estas práticas e procuram alertar os consumidores/clientes para os cuidados a ter nos próprios sites.

Com a legislação fiscal, especialmente o Decreto-Lei n.º 28/2019, o consumidor fica muito mais protegido, pois a fatura tem de estar obrigatoriamente assinada ou selada, com recurso a um certificado digital qualificado – como por exemplo da CMD –, ou com um selo eletrónico fornecido por entidades certificadoras credenciadas, que garantem a correta verificação da identidade dos emissores das faturas e o não repúdio desses documentos.

O consumidor pode usar ferramentas gratuitas, como por exemplo o Adobe Reader para documentos PDF, que de uma forma intuitiva, simples e bem visível, assinala qualquer adulteração que possa ter ocorrido na fatura. Da mesma forma, é possível verificar se a entidade que assinou/selou a fatura é na realidade o fornecedor dos bens ou serviços, mitigando-se tentativas de fraude em que um terceiro mal-intencionado altera os dados de pagamento de uma fatura tenda em vista o desvio do pagamento.

O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas é surpreendente, antecipando mesmo os prazos legais. Confirmando que não se trata somente de uma obrigatoriedade legal, mas de algo que as empresas e a AP entendem como necessário. A obrigatoriedade do uso de mecanismos de segurança, como a assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico, foi também muito bem aceite, pois existe já uma consciência da necessidade de desmaterializar, de forma segura, documentos críticos como as faturas para evitar o cibercrime.

A Digitalsign

A DigitalSign é um prestador qualificado de serviços de confiança a nível europeu, ao abrigo do Regulamento (UE) N°910/2014 e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 9 de fevereiro. Atua na Europa e no Brasil como autoridade certificadora de primeiro nível, com mais de 170 funcionários e gere quatro data centers de alta segurança e disponibilidade.

Entre os principais serviços encontra-se a emissão de certificados para assinaturas e selos eletrónicos qualificados e avançados, plataformas de assinaturas de documentos com gestão do ciclo de vida dos documentos, sistemas de faturação eletrónica, etc.

É assim o elo de segurança necessário para a desmaterialização das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, com a missão de facilitar uma massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo. Para o efeito, colabora com todas as entidades públicas e privadas para este desiderato e conta com mais de 100 parcerias com as principais software houses portuguesas e plataformas de faturação eletrónica, que atuam como parceiros integradores e distribuidores.

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