Portugal não é pioneiro na Europa, mas está no pelotão da frente ao nível da faturação eletrónica e com bons resultados.
Em entrevista à DigitalSign, cuja missão é facilitar a massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo, ficámos a saber como as faturas eletrónicas tornam os processos de faturação mais rápidos e mais seguros, que formatos são aceites, quais as regras para empresas públicas e privadas e de que forma ajudam a combater o cibercrime. São oito perguntas e respostas diretas que mostram Portugal no pelotão da frente da faturação eletrónica.
1. O Estado português tornou obrigatório, através do Decreto-Lei n.º 123/2018, que as faturas sejam emitidas por via eletrónica para a Administração Pública (AP). Consideram adequado? E quais as vantagens para as empresas e para a AP?
Foi um passo necessário em resultado da legislação comunitária, que veio acelerar a adoção da faturação eletrónica nos contratos públicos e o consequente arquivo eletrónico. Para as empresas, significou a eliminação de custos com o papel, impressão, portes de correio, armazenamento, etc., o que promove uma atualização tecnológica amiga do ambiente e processos mais rápidos e eficientes.
Para a Administração Pública, significou a possibilidade de lançamento automático das faturas recebidas em formato XML (CIUS-PT). Evita, assim, consumir recursos humanos em tarefas rotineiras, acelera processos e reduz erros de contabilização. A AP portuguesa, ao exigir a fatura eletrónica aos fornecedores, está a ser um dinamizador de inovação e de desburocratização das empresas, ao dar o exemplo – que muitas empresas privadas já estão a seguir –, mesmo antes da obrigatoriedade legal, um sinal que reconhecem o mérito à faturação eletrónica.
2. Está claro quais os formatos e procedimentos que as faturas eletrónicas devem seguir?
O Estado português fez um excelente trabalho, através de uma coordenação exemplar de vários organismos (ESPAP, GNS, AMA, AT, etc.), onde ficou claro não só o formato admitido (XML/CIUS-PT), mas também os mecanismos de segurança exigidos para a garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo. Um bom exemplo desse trabalho são as FAQS da ESPAP e a Comunicação 01/2021 da Entidade Supervisora nacional (GNS), de 12 de janeiro.
3. Existem diferenças nas regras aplicáveis à faturação eletrónica para entidades públicas e privadas?
Sim, isto porque a legislação estabelece que todas as faturas eletrónicas emitidas no âmbito da contratação pública (B2G) devem seguir em formato estruturado (XML/CIUS-PT), ao passo que na faturação entre privados (B2B) e para o consumidor final (B2C) podem ser adotados formatos não estruturados, como o PDF.
Em qualquer um dos casos, deve ser garantida a autenticidade e integridade da fatura, sendo este um requisito com origem na legislação fiscal comunitária (diretiva do IVA). Isto implica que, independentemente do formato em que se apresente – XML/CIUS-PT ou formato PDF –, para que um documento possa ser considerado fatura eletrónica, o mesmo deve ser assinado digitalmente ou transmitido via EDI, de acordo com as regras impostas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
“Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, além de não cumprir com a legislação, tornou-se arriscado.”
4. Numa altura de pandemia, faz sentido introduzir esta obrigatoriedade?
A pandemia veio reforçar ainda mais a urgência da desmaterialização das faturas com segurança. O trabalho remoto, imprimir e enviar faturas pelo correio tornou-se muito complicado para a generalidade das empresas. Enviar uma fatura num simples PDF sem mecanismos de segurança, que garantam a autenticidade da fatura, além de não cumprir com a legislação, também se tornou mais arriscado num período em que o cibercrime aumentou de forma significativa. De referir ainda, que países como Itália, já avançaram com esta obrigatoriedade em 2015.
5. Com esta obrigatoriedade, não significa que estão a ser criados custos acrescidos e maior complexidade para as PME fornecerem o Estado?
Pelo contrário. A diretiva europeia que previa a faturação eletrónica visava exatamente a redução de custos e a simplificação para as PME. Esta redução de custos é imediata com a desmaterialização das faturas e arquivo eletrónico. A segurança das faturas através de assinaturas ou selos eletrónicos qualificados tem um custo muito reduzido ou mesmo gratuito se a empresa optar pelo cartão do cidadão ou CMD. Para empresários em nome individual (ENI), a DigitalSign lançou o e-Seal ENIa um custo muito reduzido.
“Para que o objetivo da simplificação e da redução de custos seja plenamente alcançado, as entidades públicas devem permitir o envio das faturas eletrónicas por múltiplos canais. Assim, as empresas fornecedoras poderiam optar pelo canal mais conveniente, incluindo enviar por um canal gratuito como email ou via FTP, por exemplo.”
As empresas devem poder aderir também a diversas plataformas de faturação eletrónica que estão a criar preços competitivos para as PME. A AP só terá de criar as condições para que a receção das faturas eletrónicas seja multicanal, garantir direito de opção e livre concorrência entre plataformas de faturação, reduzindo assim os custos associados.
6. Como é garantida a segurança das faturas eletrónicas e como se evitam os ataques de phishing com faturas eletrónicas, já registados com alguma frequência?
Infelizmente, a pandemia acentuou a tendência de crescimento do cibercrime. Muitas empresas portuguesas sofrem com estas práticas e procuram alertar os consumidores/clientes para os cuidados a ter nos próprios sites.
Com a legislação fiscal, especialmente o Decreto-Lei n.º 28/2019, o consumidor fica muito mais protegido, pois a fatura tem de estar obrigatoriamente assinada ou selada, com recurso a um certificado digital qualificado – como por exemplo da CMD –, ou com um selo eletrónico fornecido por entidades certificadoras credenciadas, que garantem a correta verificação da identidade dos emissores das faturas e o não repúdio desses documentos.
O consumidor pode usar ferramentas gratuitas, como por exemplo o Adobe Reader para documentos PDF, que de uma forma intuitiva, simples e bem visível, assinala qualquer adulteração que possa ter ocorrido na fatura. Da mesma forma, é possível verificar se a entidade que assinou/selou a fatura é na realidade o fornecedor dos bens ou serviços, mitigando-se tentativas de fraude em que um terceiro mal-intencionado altera os dados de pagamento de uma fatura tenda em vista o desvio do pagamento.
Também a fraude fiscal com faturas eletrónicas, incluindo o carrossel do IVA, ficou mais dificultada com a introdução das assinaturas/selos eletrónicos, uma vez que existe a garantia de quem é o emissor da fatura, identificando-se o responsável legal da empresa pela emissão e integridade da fatura.
“Com as faturas eletrónicas assinadas ou seladas em formato estruturado, além de garantir autenticidade e integridade, estamos a permitir que o lançamento na contabilidade seja feito de forma automática, pois os campos da fatura no formato XML estão normalizados, poupando tempo e recursos.”
7. Qual a estratégia da DigitalSign para este mercado da faturação eletrónica?
A DigitalSign é o elo de segurança necessário para a desmaterialização das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e o nosso papel é facilitar uma massificação da faturação eletrónica de forma simples e a baixo custo.
Para o efeito, colaboramos com todas as entidades públicas e privadas para este desiderato. Criámos mais de 100 parcerias com as principais software houses portuguesas e plataformas de faturação eletrónica, que atuam como nossos parceiros integradores e distribuidores.
8. Como tem crescido este mercado?
O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas tem sido surpreendente, antecipando mesmo os prazos legais. Isto confirma que não se trata somente de uma obrigatoriedade legal, mas de algo que as empresas e a AP entendem como necessário. A obrigatoriedade do uso de mecanismos de segurança, como a assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico, foi também muito bem aceite, pois existe já uma consciência da necessidade de desmaterializar, de forma segura, documentos críticos como as faturas para evitar o cibercrime.
Quem é a DigitalSign e o que faz?É um prestador qualificado de serviços de confiança a nível europeu, ao abrigo do Regulamento (UE) N°910/2014 e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 9 de fevereiro. Atua na Europa e no Brasil como autoridade certificadora de primeiro nível, com mais de 170 funcionários e gere quatro data centers de alta segurança e disponibilidade. Entre os principais serviços encontra-se a emissão de certificados para assinaturas e selos eletrónicos qualificados e avançados, plataformas de assinaturas de documentos com gestão do ciclo de vida dos documentos, sistemas de faturação eletrónica, etc.
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Fonte: Jornal de Negócios
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