Na passada quinta-feira, dia 27 de outubro, a DigitalSign realizou um webinar acerca da temática da Faturação Eletrónica, que contou com a participação de mais de 400 pessoas. De um modo geral, alertou-se para a entrada em vigor de determinados requisitos legais aplicáveis à fatura eletrónica, discutiram-se as suas principais vantagens, terminando com a explanação de importantes use cases.

Os participantes tiveram ainda oportunidade de levantar questões, as quais são agora publicadas:

A assinatura eletrónica qualificada ou o selo eletrónico qualificado são visíveis no documento? Como é que coloco visível?

Depende. As assinaturas eletrónicas ou selos tanto podem estar visíveis, como não. De facto, a confiabilidade fornecida pela tecnologia da assinatura digital não está relacionada com a sua representação visual. Tal significa que, mesmo que não seja possível visualizar a assinatura no próprio documento e proceder à sua verificação sem a utilização de um software específico, nem por isso deixa de ser garantida a integridade e autenticidade do documento. No fundo, é uma opção do cliente.

Quanto à segunda questão, tudo vai depender da integração da Software House.

Se enviada via EDI, precisa de ser assinada?

Considerando o disposto no artigo 12.º do DL n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, não. No entanto, por favor advirta-se que têm de estar cumpridas as diretrizes europeias relativamente ao acordo EDI. É imperioso que os emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro, nos termos do artigo 12.º, n.º2 alínea c). Caso contrário, necessitará, adicionalmente, de assinar ou selar a fatura, em conformidade com as restantes alíneas do aludido artigo.

Selo eletrónico avançado não responde à legislação então, certo?

Não. Em conformidade com o disposto no artigo 12.º do DL n.º 28/2019, a autenticidade da origem e integridade do conteúdo da fatura só pode ser assegurada através das seguintes formas: aposição de assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado, ou utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (desde que cumpridos os requisitos legais já acima dispostos).

Quando recebemos uma Fatura Eletrónica (cumprindo com os requisitos) de um fornecedor, a partir do momento em que a imprimimos para arquivar na contabilidade, ela deixa de ser válida?

Precisamente. De acordo com as regras de arquivamento dispostas no DL n.º 28/2019, a conservação das faturas eletrónicas deve ocorrer exclusivamente em formato eletrónico (artigo 28.º).

Posso assinar o CIUS-PT e enviar à ESPAP com Selo Eletrónico?

Pode sim.

Como são recebidas e guardadas as faturas eletrónicas, o programa de faturação integra isso? E como vão chegar ao contabilista? E se o meu cliente não adotar?

Dirigir a pergunta à empresa fornecedora do software de faturação, uma vez que se tratam de questões mais técnicas.

A Digital Sign tem serviços de EDI?

Não.

A fatura vai ficar arquivada com o respetivo selo da assinatura digital associado? Se sim, a validade desse selo, a nível de arquivo, tem alguma condicionante temporal?

O certificado de selo possui, efetivamente, um período de validade. No entanto, não é pela expiração deste período que o documento eletrónico previamente assinado/selado perde o seu valor legal e probatório. No fundo, tem sempre de se atender à data de aposição da assinatura/selo e à data de emissão da fatura. Obviamente, não pode ser assinada/selada uma fatura com um certificado expirado.

Nós temos a contabilidade a ser feita por empresa externa à nossa e todos os meses lhes enviamos os documentos em papel. E a partir de agora?

Só as faturas necessitam de ser emitidas em formato eletrónico, os documentos de suporte podem continuar em papel.

O broker de EDI pode utilizar a sua própria assinatura nos documentos ou tem que utilizar a assinatura ou selo da empresa sua cliente?

O certificado digital utilizado para assinar ou selar as faturas eletrónicas deve, obrigatoriamente, ser emitido em nome da entidade emissora das faturas, isto é, o próprio sujeito passivo, conforme comunicação do GNS e legislação (Regulamento eIDAs; DL n.º28/2019 e DL n.º12/2021).

Ao enviar a fatura eletrónica assinada por correio eletrónico deve ser em formato pdf ou xml?

Como boa prática, deve enviar em formato pdf, para que a outra parte consiga ler a fatura. No entanto, por favor verifique-se que, no âmbito da contratação com a Administração Pública, a fatura tem necessariamente de se encontrar em formato estruturado (XML/CIUS-PT).

Qual é o prazo alargado de autenticação, ao qual o certificado de selo se encontra sujeito?

O certificado qualificado de selo eletrónico encontra-se submetido a um prazo alargado de autenticação – “período máximo de 60 dias”, segundo comunicação 01/2021 do GNS. Diversamente, pela própria natureza do certificado qualificado de assinatura eletrónica, o seu titular encontra-se submetido a períodos de autenticação bastante mais restritivos – autenticação diária perante o sistema informático, segundo a mesma Comunicação.

Quando é enviada uma nota de crédito, o cliente tem e deve devolver o duplicado assinado também digitalmente?

A duplicação não é aplicável a documentos emitidos eletronicamente.

Onde serão armazenadas as faturas eletrónicas? Numa cloud ou num dispositivo físico tipo servidor? Uma fatura em PDF assinada é válida? Ou tem que ter um arquivo/registo em que garante que a pessoa teve acesso à mesma?

A emissão de uma fatura eletrónica, seja em formato PDF ou num outro, terá sempre de cumprir os requisitos consagrados no artigo 12.º do DL n.º 28/2019, ou seja, a aposição de um selo qualificado/assinatura qualificada ou um acordo tipo EDI europeu. Relativamente ao arquivamento, deverá cumprir os requisitos estabelecidos no intervalo entre os artigos 23.º a 30.º do DL n.º 28/2019.

A partir de 1 de janeiro de 2023, continuará a ser obrigatório obter a aceitação do cliente para emitir uma fatura eletrónica?

Tal como disposto no artigo 12.º, número 1, do DL n.º 28/2019, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem ser emitidas por via eletrónica, mediante a aceitação do destinatário.

Como será feita a nota de crédito de uma fatura eletrónica? Terá que ser também assinada digitalmente?

Se for emitida eletronicamente sim, terá de cumprir com os requisitos legais do DL n.º 28/2019.

A faturação eletrónica também é obrigatória para os clientes singulares não sujeitos a IVA? Podem ser pessoas singulares?

São sujeitos passivos de IVA as pessoas singulares ou coletivas que exerçam uma atividade económica ou que, praticando uma só operação tributável, essa operação preencha os pressupostos de incidência real de IRS ou IRC. Deste modo, os sujeitos passivos de IVA, sendo pessoas singulares ou coletivas, poderão estar sujeitas às obrigatoriedades do DL n.º 28/2019, caso optem pela emissão de faturas eletrónicas ou estejam obrigadas à mesma, por serem cocontratantes da Administração Pública.

Tem API para integração com o ERP?

O Sofware propriamente dito não tem API para integração, mas faz uso de serviços que disponibilizamos via API.

Essa aplicação funciona apenas em Windows?

Sim, em Windows e Windows Server.

A faturação eletrónica será obrigatória só para entidades públicas ou será também para os particulares e empresas não públicas? Vamos ter fornecedores que tem faturação eletrónica e outros não?

Se for fornecedor da Administração Pública, então será obrigado a faturar eletronicamente, em conformidade com os Decretos-Leis n.º 111-B/2017 e n.º 123/2018 (transposição para a ordem jurídica nacional da Diretiva 2014/55/EU). Caso contrário, nos termos do artigo 12.º do DL n.º 28/2019, a faturação eletrónica apresenta-se como uma alternativa, podendo também optar pelas vias tradicionais (“as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica”).

Somos um gabinete de contabilidade e fazemos a faturação de vários clientes. De que forma podemos fazer a assinatura digital para cada um dos nossos clientes? Se for usada a aplicação DS Invoice, será possível gerar documentos PDF, onde os clientes, através do DS invoice procedem à assinatura das faturas e enviar as mesmas aos clientes?

Para garantir uma maior segurança, cada cliente poderá realizar a instalação do DSinvoice nas suas próprias instalações, fazendo assim a gestão da assinatura e, porventura, do envio digital.

Obrigado a todos os que participaram no webinar!

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