Para as empresas que ainda estão em processo de adaptação ao novo contexto tecnológico digital potenciado pelo COVID-19, o termo Faturação Eletrónica pode causar alguma estranheza ou confusão. A DigitalSign vai ajudá-lo a entender melhor do que se trata e quais suas vantagens.
O que é uma Fatura Eletrónica?
Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.
A fatura eletrónica é a versão digital do documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, ‘desmaterializado’, tendo o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.
Nesse sentido, explicamos a seguir algumas das razões pelas quais deve aderir a Fatura Eletrónica no seu negócio:
- É obrigatória na Administração Pública – Novas regras já em 2021.
Em 2021 a Faturação Eletrónica passa a ser obrigatória na contratação pública em conformidade com a Diretiva Europeia 2014/55/EU. De acordo com o artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, foi obrigatória a sua adoção até 31 de dezembro de 2020 para as grandes empresas, sendo seguido dos prazos de 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas e até 31 de dezembro de 2021 para as microempresas.
Agora que o Estado português tornou obrigatório a emissão de faturas por via eletrónica para a Administração Pública (AP), muitas empresas privadas já estão a seguir o mesmo caminho – antes mesmo que se estabeleça oficialmente sua obrigatoriedade em todos os setores – e reconhecem os inúmeros benefícios da utilização das mesmas.
2. Processo simples e direto – Fácil de usar.
Faturar eletronicamente pode parecer inicialmente complicado, mas é na verdade, um processo bastante simples. Qualquer empresa pode adotar o processo de Faturação Eletrónica para emitir faturas digitalmente em poucos minutos com segurança e de acordo com os requisitos exigidos pela lei. Enquanto as Assinatura Eletrónicas são destinadas a indivíduos (pessoas físicas), o Selo Eletrónico DigitalSign se destina a organizações (pessoas coletivas).
As configurações necessárias para a utilização do Selo Eletrónico são introduzidas juntamente com os dados relativos à empresa, de forma que pode definir se o está a utilizar em modo qualidade (teste) ou produção (real). A sua fatura emitida através do software de faturação é então assinada digitalmente e depois disso, está pronta para ser enviada.
O Selo Eletrónico da DigitalSign confere autenticidade ao signatário e garantem o valor jurídico de uma fatura tradicional, para o cumprimento das exigências legais.
3 . Conveniente – Economiza tempo.
A Fatura Eletrónica é também vantajosa para o seu negócio especialmente se lidar com fornecedores e clientes que se encontram em locais remotos à sua empresa. Sendo assim é importante estabelecer uma boa comunicação e colaboração entre as partes, de forma totalmente digital, independentemente da localização dos intervenientes.
Ao adotar um processo de Faturação Eletrónica irá acelerar o ciclo de cobrança aos seus fornecedores. Por outro lado, os documentos podem ser enviados eletronicamente de forma segura e entregues em poucos minutos, sem ter de levar dias, ou mesmo semanas, o que resulta em transações mais eficientes. Neste sentido, a sua empresa também mostrará que respeita e valoriza o tempo dos seus clientes, elevando o nível do seu serviço.
Esse é um dos motivos pelos quais a Assinatura Eletrónica tem sido tão amplamente aceite tanto para uso comercial quanto pessoal, e também pelo qual deve fazer parte da sua empresa.
4. Elimina o uso de papel e reduz gastos – Solução econômica e amiga do ambiente.
Com a Faturação Eletrónica, todo o armazenamento é feito em formato digital e pelo período que desejar, evitando a gestão regular de tantos papéis e documentos comerciais, pois os dados, informações e transações estarão registados online, sendo possível acedê-los em segundos, caso seja preciso consulta-los posteriormente.
Por outro lado, o uso frequente de papel (à base de árvores e água) impacta significativamente os recursos ambientais. A sua substituição pela Faturação Eletrónica traduzir-se-á numa ferramenta poderosa e ecológica, que agrega positivamente ainda mais valor à sua empresa, junto de clientes que se identifiquem com organizações amigas do ambiente.
Esta solução, não só dispensa a gestão de caixas de armazenamento de papel para manter os registos das faturas/transações durante um determinado período de tempo, como também se destaca por ser uma opção onde todos ganham, garantindo não só o crescimento da sua empresa, como o sucesso do seu negócio, aliado à preservação do meio ambiente.
A adesão às Assinaturas Eletrónicas pode trazer uma série de benefícios ao seu negócio a curto prazo, ao tornar as suas operações comerciais mais económicas. Essa decisão acaba por cortar custos decorrentes da própria atividade da empresa, desde gastos em materiais de escritório, papel, caneta, envios pelo correio, digitalizações, cópias, entre outros.
Os valores economizados nessas operações podem também ser aplicados numa série de outras oportunidades, que podem levar seu negócio para novos patamares, ou seja, mais pontos positivos para a sua empresa
5. Maior proteção e segurança – Evidências legais detalhadas.
O uso de documentos em papel implica também a responsabilidade de assegurar a proteção dos dados, bem como a recolha de informação de forma segura e protegida. Para além disso, há também receio de roubos, extravios, adulteração de documentos, etc.
A opção pelo uso da Fatura Eletrónica garante maior proteção e segurança, pois são armazenadas de acordo com rigorosos protocolos de segurança, integrados e implementados para esses fins, sendo regida na Europa pelo regulamento eIDAS.
A trilha de auditoria (Log) associada a cada assinatura são ainda uma mais valia, por serem evidências irrefutáveis em caso disputa legal. Assim, a sua utilização significa a intenção de verificação legal, sendo aceites como equivalentes às assinaturas manuscritas e carimbos, tradicionalmente utilizados no processo de emissão das faturas.
Para além disso, mantém também um registo de todas as informações essenciais relacionadas, evitando fraudes e adulterações dos documentos e garantindo uma maior credibilidade e autenticidade às transações realizadas.
Pronto para faturar com a Assinatura Eletrónica?
Os certificados para Faturações Eletrónica da DigitalSign permitirão melhorias e avanços significativos que tornarão o seu negócio mais lucrativo e ajudá-lo-ão a cumprir com todas as obrigações legais, de forma mais simples e fácil, com toda a segurança e validade jurídica.
Adotar a Faturação Eletrónica consiste, não só, numa opção mais rápida e prática, mas também contribui para a realização de negócios mais ecológicos sendo, portanto, uma excelente alternativa em diversos aspetos. Não perca mais tempo para tomar essa decisão e experimente já os benefícios que a Assinatura Eletrónica pode proporcionar no seu negócio.
Para saber mais informações, aceda ao nosso site clicando aqui: www.digitalsign.pt/faturacaoeletronica
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