Para entender porque precisa de um certificado para faturação eletrónica comecemos pelo básico. O que é então a faturação eletrónica?
Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.
A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, “desmaterializado”. A fatura eletrónica tem o mesmo valor legal que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.
Para que serve um certificado de faturação eletrónica?
O certificado digital de faturação eletrónica visa, por um lado, assegurar a identidade do emitente da fatura, garantindo que a fatura é, de facto, proveniente da entidade com quem se relaciona. Por outro garantir a sua integridade, ou seja, que a fatura não foi adulterada depois de emitida.
Que tipos de certificados posso precisar para a faturação eletrónica?
O certificado digital legalmente exigido para a faturação eletrónica é o certificado digital qualificado de assinatura ou selo eletrónico. Este certificado deve ser emitido por um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (QTSP) devidamente credenciado junto do gabinete nacional de segurança, como é o caso da DigitalSign.
Qual a diferença entre um certificado qualificado de assinatura e um certificado de selo?
Um certificado digital qualificado de assinatura destina-se a ser utilizado por pessoas singulares, identificando a pessoa física. Já o certificado de selo eletrônico identifica uma pessoa coletiva (organização), sendo similar a um “carimbo digital” da organização.
Devo utilizar um certificado de assinatura ou de selo eletrónico para a faturação eletrónica?
Ambos podem ser utilizados, porém o certificado de selo eletrônico é mais adequado por dois motivos:
- no selo eletrônico não são disponibilizados quaisquer dados pessoais, sendo que apenas a entidade certificadora tem acesso a essa informação quando este é pedido.
- os mecanismos de criação de selo eletrónico são mais ágeis, permitindo a criação massificada de faturas eletrónicas, fator essencial para volumes de faturação elevados.
Qual o tipo de empresas que precisa de utilizar um certificado de faturação eletrónica?
Todas as entidades que emitem faturas eletrónicas devem garantir a autenticidade e integridade de uma fatura eletrónica, sendo o certificado digital o método mais simples e barato para cumprir com este requisito, tal como estabelece o artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de Fevereiro.
Porque deixou de ser possível utilizar um certificado digital avançado?
A obrigatoriedade de garantir a autenticidade e integridade de uma fatura eletrónica resulta da legislação comunitária em sede de IVA que, através da Directiva 2010/45/UE do Conselho de 13 de Julho de 2010, alterou a redação do artigo 233.º, passando a exigir uma assinatura electrónica qualificada. O legislador Português atualizou a nossa legislação por forma a cumprir com a legislação Europeia de IVA.
Quais as diferenças entre o certificado avançado e o qualificado?
O certificado qualificado é o único que beneficia de confiança em regime transfronteiriço em todo o Espaço Económico Europeu, pois apenas os serviços qualificados são incluídos nas listas de confiança criadas e mantidas por todos os estados membros da UE, previstas no art. 22.º do regulamento Europeu n.º 910/2014. Ou seja, apenas uma fatura eletrónica assinada com um certificado qualificado será passível de ser verificada em toda a União Europeia.
Tal advém do facto de apenas os serviços qualificados serem obrigados a aderir a regras de segurança específicas, sendo auditados especificamente para o seu cumprimento antes e durante a prestação deste tipo de serviços.
Em suma, quais as vantagens de adquirir um certificado de faturação eletrónica?
- Autenticidade
Garante a identidade da entidade emitente da fatura eletrónica. Deste modo quem recepciona a fatura não terá dúvidas relativamente à proveniência da fatura eletrónica, evitando-se situações de fraude tais como o envio de faturas por parte de quem não é o seu legítimo emitindo, tendo como objectivo o seu pagamento indevido ou, ainda, atividades como a fraude de carrossel do IVA.
- Integridade
Permite detetar qualquer alteração ao conteúdo da fatura eletrónica. Deste modo garante-se que a fatura recebida não foi alterada, permitindo que o receptor saiba exatamente que todos os dados – incluindo os de pagamento – que integram a fatura não foram alterados.
- Segurança
Garante a existência de mecanismos seguros que permitem controlar a criação de faturas eletrónicas dentro da organização. O certificado digital qualificado permite controlar quem é que, dentro de cada organização, pode criar faturas eletrónicas, permitindo criar mecanismos de governação de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.
- Eficiência
De todos os métodos possíveis para assegurar os requisitos legais, o selo eletrónico qualificado é o que se apresenta como a solução mais eficiente, quer pelo facto de permitir uma implementação com baixo custo, quer pelo facto de permitir uma agilidade e usabilidade na assinatura das suas faturas.
- Digitalização do seu negócio
O selo eletrónico poderá ser utilizado para várias finalidades tais como ser utilizado para selar outros documentos da organização, para além de faturas eletrónicas, tais como ordens de compra, propostas comerciais, normativos e comunicações internas etc.
- Confiança transfronteiriça
Uma vez que os serviços qualificados prestados pela digitalsign possuem reconhecimento em toda a UE, poderá cumprir com a legislação Europeia em sede de IVA com recurso aos nossos serviços.
Onde posso comprar um certificado de faturação eletrónica?
Visite o nosso site em www.digitalsign.pt/pt/certificado-digital/certificado-qualificado-de-faturacao-eletronica
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